BTP CFA Grand Est est un acteur régional majeur de la formation professionnelle aux métiers du Bâtiment et des Travaux Publics. Il regroupe 7 établissements et propose plus de 70 formations, du CAP au diplôme d’ingénieur. Avec plus de 250 collaborateurs engagés sur leurs territoires, BTP CFA Grand Est forme et accompagne les apprenants dans l’acquisition des compétences, des savoir-faire et des savoir-être indispensables à la réussite professionnelle d’aujourd’hui et de demain.
Rattaché(e) au Directeur de campus, l’assistant(e) de direction contribue au bon fonctionnement institutionnel, administratif et organisationnel de la structure.
Il/elle assure un rôle clé de coordination, de sécurisation des procédures et de circulation de l’information, tout en participant au rayonnement et au développement de l’association.
Organisation administrative et circulation de l’information
Assurer la gestion et la diffusion du courrier entrant et sortant
Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes, tableaux et supports
Répondre aux demandes d’information internes et externes et orienter les interlocuteurs
Mettre à disposition les documents administratifs autorisés
Organiser le classement et l’archivage
Contribuer à la rédaction et au respect des procédures administratives
Participer au suivi des conventions, contrats, prestations et subventions
Contribuer aux relations avec les partenaires et prestataires externes
Assurer le suivi de lignes budgétaires spécifiques en lien avec la hiérarchie et la comptabilité
Organisation logistique et appui opérationnel
Organiser la logistique des réunions, événements et déplacements
Préparer les réunions internes : ordre du jour, supports, comptes rendus
Gérer les commandes de fournitures et petits équipements dans le respect des budgets
Information, communication et développement
Contribuer aux actions d’information et de communication de l’association
Participer au développement et à la mutualisation des bonnes pratiques au niveau régional et au sein du réseau
Contribuer aux actions de développement et de promotion de la structure
Appui RH – relais de proximité
En lien étroit avec le service des Ressources Humaines, l’assistante de direction intervient comme interlocuteur(trice) RH de premier niveau auprès des collaborateurs :
Relais des informations RH auprès des équipes (procédures, campagnes, dispositifs RH)
Appui administratif sur certains processus RH (diffusion de documents, collecte d’éléments, suivi de dossiers)
Contribution à l’organisation des campagnes RH (entretiens, formations, actions collectives)
Orientation des salariés vers les bons interlocuteurs RH selon la nature des demandes
Contribution à la fiabilisation et à la circulation des informations RH dans le respect de la confidentialité
Des compétences sur le volet de la gestion qualité, ISO, Qualiopi sont nécessaire
Formation & expérience
Bac +2 minimum (assistanat de direction, gestion, administration, RH ou organisation)
Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou associatif
Compétences
Excellente organisation et gestion des priorités
Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Sensibilité aux sujets RH et à l’environnement réglementaire
Capacité à travailler en environnement multi-sites et partenarial
Qualités personnelles
Discrétion et sens aigu de la confidentialité
Autonomie, rigueur et fiabilité
Aisance relationnelle, diplomatie et sens du service
Capacité d’adaptation et esprit d’équipe
