Sous la responsabilité de la Directrice d'établissement, l'Assistante de Direction :
- Assure l’accueil physique, téléphonique, réception et gestion du courrier postal et électronique,
- Assure la gestion, le classement et la conservation des documents administratifs et des dossiers des jeunes et des salariés
- Assure la mise en forme des documents administratifs et institutionnels, courriers, notes de situation et rapports divers,
- Classe les documents et assure leur conservation, en particulier dossiers des jeunes, documents officiels (habilitation, conventions, baux),
- En lien avec le chef de service, organise les courriers et tableaux des séjours et vacances des jeunes
- Garantit la sauvegarde informatique régulière des documents,
- Transmet au service du personnel de la Direction régionale les informations nécessaires à l’élaboration des fiches de paie, dans le respect des procédures fixées,
- Tient à jour les fichiers informatiques du Personnel, des jeunes,
- Transmet à la Direction régionale les demandes de contrats de travail et avenants et en assure le suivi,
- Recueille les éléments nécessaires à l’élaboration des statistiques.
- La secrétaire de direction collabore aussi, avec le directeur et le comptable, à l’élaboration du budget prévisionnel, du rapport d’activité et du compte administratif.
- Suivi et prise de rendez-vous visite médicale, Mutuelle, prévoyance et autres partenaires et prestataires
- Préparation de réunions et rédaction de compte-rendu.
- Prise en charge de la correspondance professionnelle.
- Organisation de réunions, congrès, etc.
- Superviser les déplacements professionnels.
- Gestion de la flotte automobile, prise de rendez-vous pour l'entretien des véhicules, suivi des litiges/accidents, renouvellement des véhicules et assurances.
- Assiste la Directrice dans l'ensemble de ses tâches
Bac Pro Gestion-Administration
BTS Assistant de Manager / Secrétariat de Direction
Vous savez travailler de façon autonome, vous êtes organisé/e, méthodique et efficace et avez le sens des priorités. Vous maitrisez parfaitement l’écrit.
Vous êtes à l’aise dans l’utilisation des outils informatiques et maîtrisez parfaitement Word et Excel, ainsi que Powerpoint.
Vous savez communiquer rapidement et efficacement et avez un bon relationnel.
Permis B obligatoire
Type d'emploi : CDI, Temps partiel
Rémunération : 2 010,00€ à 2 100,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)
Expérience:
- Assistant de direction h/f ou similaire: 2 ans (Requis)
Langue:
