Présentation de l'entreprise
Créé en 2019, Langues Faciles est un centre de formation certifié Qualiopi, spécialisé dans l'apprentissage des langues, de la bureautique et le développement des compétences professionnelles.
Nous accompagnons chaque année des particuliers, des entreprises, des salariés et des demandeurs d'emploi grâce aux différents dispositifs de financement tels que le CPF, les OPCO, France Travail et le financement individuel.
Nous proposons également des cours de langues destinés aux enfants et aux adolescents, avec des parcours adaptés à chaque âge et à chaque niveau.
Parce que l'apprentissage d'une langue passe aussi par l'immersion culturelle, nous organisons chaque été un séjour linguistique à Londres, permettant à nos jeunes apprenants de vivre une expérience unique, de développer leur autonomie et de progresser en anglais dans un environnement international.
Notre centre est avant tout une entreprise à taille humaine, où la proximité, la qualité de service, la confiance et le professionnalisme sont au cœur de notre fonctionnement.
Chaque collaborateur joue un rôle essentiel dans notre développement et participe activement à la satisfaction de nos apprenants.
Votre mission
En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable, vous serez un véritable soutien à la direction et contribuerez au bon fonctionnement quotidien de Langues Faciles.
Vous assurerez le suivi administratif des formations, la gestion comptable courante, l'organisation du centre ainsi que la qualité des dossiers administratifs.
Vous participerez également au maintien de notre certification Qualiopi et à l'amélioration continue de nos procédures.
Vos principales missions
Gestion administrative des formations
Vous serez chargé(e) de :
- Assurer le suivi et le contrôle des feuilles d'émargement des apprenants et des formateurs.
- Créer les sessions de formation sur nos différents logiciels.
- Gérer les dossiers de formation de leur création jusqu'à leur clôture.
- Assurer le suivi des inscriptions des particuliers.
- Organiser les plannings des apprenants et des formateurs.
- Préparer les conventions de formation, convocations, attestations et autres documents administratifs.
- Élaborer les devis destinés aux particuliers et aux entreprises.
- Assurer le suivi administratif des certifications (TOEIC, LILATE, ICDL, ENI…).
- Assurer la gestion et la mise à jour de notre boutique en ligne.
- Organiser les réunions avec les formateurs et préparer les documents nécessaires.
- Assister la gérante dans le suivi de la certification Qualiopi.
- Participer à la préparation des audits et veiller à la conformité des dossiers.
- Contribuer à la veille réglementaire et à l'amélioration continue de nos procédures qualité.
- Répondre aux demandes administratives des apprenants, des formateurs et des partenaires.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers administratifs.
Gestion administrative et comptable
Vous participerez activement au suivi administratif et financier du centre.
Vos missions comprendront notamment :
- Vérifier les factures des formateurs et des fournisseurs avant leur validation.
- Établir les factures destinées aux particuliers, entreprises, OPCO et autres organismes financeurs.
- Assurer le suivi des règlements des entreprises, des dossiers CPF, des OPCO et des particuliers.
- Effectuer les relances de paiement avec professionnalisme et diplomatie.
- Pointer les encaissements et contrôler leur bonne affectation.
- Télécharger les factures et transmettre chaque mois l'ensemble des éléments comptables au cabinet comptable via le logiciel Tiime.
- Préparer les pièces comptables nécessaires au cabinet comptable.
- Participer au suivi administratif et comptable du centre.
- Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs et comptables.
Accueil et relation client
Vous serez le premier contact de nos apprenants, de leurs familles et de nos partenaires.
À ce titre, vous aurez pour mission de :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des apprenants, des familles, des entreprises et des partenaires.
- Répondre aux e-mails avec professionnalisme et réactivité.
- Accueillir chaque mercredi les enfants et les adolescents venant suivre leurs cours de langues.
- Informer les formateurs de leur salle de cours selon le planning établi.
- Orienter les apprenants et veiller au bon déroulement des cours.
- Répondre aux demandes des formateurs et assurer un lien permanent entre la direction, les intervenants et les apprenants.
- Garantir une qualité d'accueil conforme aux valeurs de Langues Faciles.
Le profil recherché
Nous recherchons une personne souhaitant s'investir durablement dans notre entreprise et partager nos valeurs de professionnalisme, de qualité et de service.
Compétences requises
- Minimum 2 ans d'expérience sur un poste administratif et comptable.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Très bonne maîtrise de l'outil informatique.
- Excellente expression orale et écrite.
- Une expérience dans un centre de formation serait un véritable atout.
- La connaissance des dispositifs CPF, OPCO, France Travail ainsi que de la certification Qualiopi sera particulièrement appréciée.
Ce que nous vous proposons
Contrat
CDI – 35 heures par semaine
Rémunération
2 000 € brut mensuel
Horaires de travail
Jour
Horaires
Lundi
09h00 – 12h30 / 13h30 – 17h15
Mardi
09h00 – 12h30 / 13h30 – 17h00
Mercredi
09h00 – 12h30 / 13h30 – 17h00
Jeudi
09h00 – 12h30 / 13h30 – 17h00
Vendredi
09h00 – 12h30 / 13h30 – 16h45
Total : 35 heures par semaine.
Rémunération : 1 900,00€ à 2 000,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
