Secrétaire administratif polyvalent (H/F)
Poste à pourvoir au 1er septembre 2026
Dans le cadre d’un Contrat à Durée Indéterminée à temps plein, le Conseil départemental des Bouches-du-Rhône de l’Ordre des Médecins recrute un / une Secrétaire polyvalente pour renforcer ses équipes.
Missions principales
Suivi des dossiers administratifs et des demandes effectuées par les médecins ou les usagers
Rédaction des réponses dans les délais impartis aux demandes juridiques ou administratifs
Réponse téléphonique en lien avec les dossiers et procédures (médecins, patients, employeurs, avocats)
Actualiser les bases de données du service
Préparer les formalités administratives et procédures suites aux décisions prises en séances plénières et en bureau
Assurer le suivi de ces formalités
Assurer une permanence physique et téléphonique en remplacement de la personne en charge du standard
Assurer l’archivage des dossiers physiques dans les classeurs rotatifs « Kardex »
Savoirs
Connaitre les instances et formalités administratives et juridiques
Connaitre le fonctionnement du Conseil, le rôle de l’organisation et son domaine de compétence
Se situer dans l’organisation : comprendre l’environnement du Conseil, son fonctionnement, les activités de chacun
Maîtriser le vocabulaire juridique et la rédaction de notes de synthèse
Maîtriser le pack Office (Word, Excel, PowerPoint), bases de données, logiciel interne
Savoir faire
Concevoir et formaliser des documents écrits professionnels (courriers, mails, note de service ou d’information, etc.) en respectant les règles orthographiques, syntaxiques et les normes de présentation et les normes du secteur juridique afin de communiquer à l’écrit avec des supports adaptés
Organiser et suivre la traçabilité documentaire en adaptant le mode de classement et d’archivage numérique et physique afin de disposer d’un système d’information structuré, à jour et fiable
Communication : synthétiser une présentation adaptée à l'objectif et au public
Créer et maintenir une relation favorable avec les interlocuteurs externes : adapter son discours à la situation
Prioriser et hiérarchiser son activité : hiérarchiser les activités selon leurs impacts, en lien avec le contexte
Participer au travail d’équipe : collaborer avec les membres des pôles, partager les informations nécessaires à la bonne compréhension de tous
Être force de proposition pour toute suggestion permettant d’améliorer le service aux médecins et aux étudiants ou permettant de rendre plus efficient le travail et les missions du pôle / de l’Institution
Compétences transverses :
Orientation « usagers »
Ecouter, comprendre et restituer un besoin exprimé et apporter une réponse
Interagir avec les médecins pour reformuler et approfondir leurs besoins afin de proposer une solution adéquate
Être force de proposition par rapport au besoin exprimé tout en mobilisant les parties prenantes nécessaires (internes – externes)
Anticiper les besoins des usagers et de leurs environnements et les orienter dans leur évolution stratégique
Rigueur et organisation
Travailler de façon autonome sur la base d’indications et d’instructions données
Prioriser et planifier sa propre charge de travail, évaluer et corriger les activités réalisées
Hiérarchiser et établir des priorités d’actions selon les enjeux des activités
Sens relationnel
Echanger avec ses interlocuteurs directs dans le cadre de ses activités
Adapter son comportement et son attitude en fonction de l’interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges
Anticiper les attentes et les réactions de ses interlocuteurs pour favoriser un échange positif et constructif
Être force de proposition pour toute suggestion permettant d’améliorer le service aux médecins et aux étudiants ou permettant de rendre plus efficient le travail et les missions du pôle / de l’Institution
Suivi de l’activité et de la performance
Capacité à suivre et piloter son activité grâce à des indicateurs de performance, pour l’adapter, aider à la prise de décision, et améliorer les pratiques.
Capacité à définir les indicateurs pertinents en fonction des objectifs d’activité
Mettre en place de nouveaux indicateurs pertinents en fonction des objectifs
Partager et promouvoir les meilleures pratiques en interne comme en externes
Expérience et qualités recherchées :
Excellentes capacités rédactionnelles
Réactivité
Capacités relationnelles, travail en équipe
Maîtrise des logiciels bureautiques
Type de poste
Temps plein (38h semaine)
Salaire : 30 à 32 k€ bruts sur 13 mois
Basé à Marseille 8ème
Avantages :
39 heures de RTT / an
Tickets restaurants valeur faciale 14 € prise en charge employeur à 60 %
Abonnement transports en commun pris en charge à 50 %
Mutuelle (salarié + ayants droit) - prise en charge employeur à 100 %
Pour postuler, envoyez un CV et une lettre de motivation personnalisée à l’adresse : [email protected]
Rémunération : 2 384,00€ à 2 583,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Réductions tarifaires
- RTT
Lieu du poste : En présentiel
