Vous aimez anticiper plutôt qu'attendre que l'on vous indique la prochaine tâche ?
Vous aimez organiser, structurer, suivre les sujets jusqu'à leur terme et repérer spontanément ce qui pourrait fonctionner mieux ?
Nous recherchons un(e) Office Manager pour prendre en charge l'organisation quotidienne de notre Cabinet à taille humaine, intervenant dans un environnement franco-suisse.
En lien direct avec l'équipe de Direction, vous devenez le point de référence administratif, : vous préparez, anticipez, coordonnez et sécurisez son fonctionnement quotidien.
Votre rôle ne consiste pas simplement à exécuter des tâches administratives.
Nous attendons de notre Office Manager qu'il/elle s'approprie notre fonctionnement et contribue activement à son amélioration.
Parce que vous êtes au cœur de la circulation de l'information et du fonctionnement quotidien du cabinet, ce poste repose sur une relation de confiance étroite avec les associés et la direction. Vous savez travailler en autonomie, mais également alerter, questionner ou demander une validation lorsqu'une situation le nécessite.
Au quotidien, vous :
- organisez et préparez les rendez-vous et en assurez le suivi ;
- gérez les échanges avec une clientèle exigeante, en français et en anglais ;
- suivez les dossiers administratifs, courriers, règlements et échéances ;
- veillez à ce que l'information soit correctement enregistrée et facilement accessible ;
- anticipez les besoins courants ;
- identifiez les risques d'oubli ou les tâches répétitives et proposez des solutions ;
- faites évoluer les procédures, modèles, check-lists et automatisations ;
- contribuez à l'amélioration permanente de l'expérience client et de l'organisation interne.
Notre structure est fortement digitalisée : Microsoft 365, logiciel métier, automatisations et outils d'intelligence artificielle font partie de notre environnement quotidien.
Le profil que nous recherchons
Vous avez au moins trois années d'expérience dans une fonction d'office management, d'assistanat de direction, de coordination ou de gestion administrative.
Mais au-delà de votre CV, nous rechercherons surtout une manière de travailler : vous êtes fiable, curieux(se), structuré(e) et vous avez naturellement le réflexe d'anticiper.
Lorsqu'une information vous manque, vous la recherchez ou posez la question. Lorsqu'un problème se répète, vous cherchez comment l'éviter. Et lorsque votre travail est terminé, vous savez identifier ce qui mérite d'être préparé, vérifié ou amélioré.
Vous vous reconnaîtrez particulièrement dans ce poste si :
- vous aimez disposer d'autonomie et prendre des initiatives ;
- vous avez le réflexe de vérifier qu'un sujet est réellement traité jusqu'à son terme ;
- vous savez demander lorsqu'un doute subsiste plutôt que de laisser une situation incertaine ;
- vous aimez comprendre comment fonctionne une organisation pour la rendre plus fluide ;
- vous prenez plaisir à être la personne sur laquelle l'équipe peut compter pour que les choses soient anticipées, suivies et correctement finalisées.
Rémunération : 32 000,00€ à 40 000,00€ par an
Question(s) de présélection:
- qu'est ce qui vous plait le plus dans le poste d'Office Manager ?
Expérience:
- Responsable de bureau: 3 ans (Requis)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
