Le poste d’assistant administratif en CPTS a pour objectif de :
- Assurer le fonctionnement administratif quotidien de la structure
- Fluidifier l’organisation interne
- Être un premier niveau de réponse autonome aux professionnels de santé et partenaires
- Soutenir opérationnellement la direction et les chargés de mission
- Garantir le suivi administratif des actions et des projets
- Contribuer à la continuité et à la qualité de fonctionnement de la CPTS
Mission 1 : Assurer le fonctionnement administratif de la CPTS
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique
- Veiller au bon fonctionnement administratif quotidien de la structure
- Assurer le suivi des courriers, courriels et dossiers administratifs
- Traiter les demandes des professionnels de santé, partenaires et prestataires
- Rechercher les informations nécessaires et apporter un premier niveau de réponse en autonomie
- Gérer le classement et l’archivage des documents
Mission 2 : Assurer le suivi administratif de la vie associative
· Préparer les réunions (Bureau, CA, AG, groupes de travail)
- Élaborer les convocations, feuilles d’émargement et comptes-rendus si besoin
- Assurer le suivi des adhésions et mettre à jour les bases de données
- Participer à l’organisation administrative des événements de la CPTS
- Réserver les salles, gérer les commandes de restauration et assurer le suivi des prestataires
- Suivre les stocks et anticiper les besoins d’approvisionnement
- Assurer le suivi administratif des prestataires intervenant dans les locaux (ménage, maintenance, informatique, sécurité, etc.)
Mission 3 : Apporter un appui administratif à l’équipe
- Assurer un soutien administratif à la Directrice (suivi des factures et suivi des indemnités adhérents) et aux chargés de mission
- Participer au suivi des projets et des actions de la CPTS
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux réunions et actions
- Assurer le suivi des tableaux de bord et des échéances administratives
- Être force de proposition pour améliorer l’organisation et les procédures administratives
COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Les « savoirs »
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement associatif appréciée
Les « savoir-faire »
- Organiser et prioriser son activité
- Gérer plusieurs dossiers simultanément
- Rechercher une information et apporter une réponse adaptée
- Travailler en équipe
- S’approprier les outils numériques et collaboratifs de la CPTS
- Gestion des interlocuteurs multiples
Les « savoir-être »
- Adaptabilité
- Organisation et rigueur
- Autonomie
- Sens du service
- Esprit d’équipe
- Réactivité
- Force de proposition
CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE
Formation de niveau Bac à Bac+2 en administration, gestion, secrétariat ou domaine équivalent.
Une expérience (au moins 2 ans) sur un poste administratif est appréciée, idéalement dans un environnement associatif
Une connaissance du fonctionnement des CPTS constitue un atout mais n’est pas indispensable
Type de contrat : CDI temps plein
Catégorie d’emploi : Statut non-cadre
Temps de travail : Forfait 35 heures
Lieu : Présentiel (siège social)
Mobilité : Déplacement ponctuel
Convention collective : Droit du travail
Avantage : Ticket restaurant et mutuelle
Rémunération : Entre 2000 € brut et 2300 € brut selon profil et expériences
Rémunération : 2 000,00€ à 2 300,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
