Gestion administrative et organisationnelle de l’agenda des élus :
- Planifier et mettre à jour les agendas des élus
- Centraliser les demandes de rendez-vous
- Organiser les réunions : convocations, réservations de salles, préparation matérielle
- Préparer les dossiers de rendez-vous de réunions (documents, notes, etc.)
- Assister l’élu lors de certaines réunions ou déplacements (prise de notes, comptes rendus)
- Assurer le relais administratif entre l’élu et les services dans le cadre des décisions prises
Coordination opérationnelle et communication :
- Faire l’interface entre les élus, le cabinet, les services, les partenaires et le public
- Organiser la circulation de l’information, la transmission des courriers et courriels aux élus
- Assurer le lien avec les services support (RH, finances, informatique, logistique, téléphonie, aménagements)
- Mettre à jour les calendriers partagés et outils collaboratifs (Teams, intranet) et gérer les circuits administratifs (signatures, parapheurs, etc.)
Gestion administrative et secrétariat :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires et des usagers
- Centraliser, analyser et orienter les demandes vers les bons interlocuteurs (services, élu·es)
- Mettre à jour des bases de données, registres et tableaux de suivi
- Saisir et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Scanner, photocopier et assembler des documents pour diffusion
- Assurer le classement et l’archivage des documents physiques et numériques
Organisation et planification des activités :
- Planifier les déplacements et assurer leur suivi administratif (ordres de mission, réservations de transport et hébergement)
- Anticiper les besoins matériels et techniques pour les réunions et événements
- Gérer les commandes de fournitures et contrôler la réception des livraisons
- Mettre à jour et suivre des tableaux de bord administratifs
Activités occasionnelles : relais auprès des Elus des collègues absents
➡️ Les missions spécifiques de l’Assistant d’élu du quartier Hôpitaux-Facultés et du quartier Croix d'Argent : il reçoit régulièrement du public en rendez-vous. Il accueille et accompagne des usagers, parfois dans des situations sensibles de vulnérabilité ou d'urgence.
