Description :
La Direction de la Police Municipale recherche une secrétaire polyvalente afin de renforcer l’équipe administrative du secrétariat, actuellement composée de trois secrétaires.
Sous l’autorité de la Direction, vous assurez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement administratif du service et participez à l’accueil et au suivi administratif ainsi qu’au traitement des différentes demandes internes et externes.
Missions :
-
Achat et anticipation des différents besoins du service notamment matériels fournitures et habillement ainsi que validation du service fait
-
Suivi des contrats en cours (Delta Revie…), classement, anticipation des reconductions, avenants
Missions comptables:
-
Participation à la préparation du budget et suivi de l’actif
-
Suivi des dépenses (devis, factures, bons de commandes.) et au respect du budget
-
Tableaux de suivi des marchés publics et bons de commandes
-
Réalisation du catalogue de commande pour les agents (liste des articles au BPU du marché public)
-
Gestion et autorisation des dossiers de sociétés privées de sécurité sous couvert de l’adjoint au Directeur
Missions diverses:
- Rédaction des courriers divers et notes (réponses aux administrés…)
-
Gestion, suivi et enregistrement des outils de verbalisation et MCI (dénombrement, stockage, attribution…) et radios
-
Suivi des contrats en cours (Delta Revie…), classement, anticipation des reconductions, avenants
-
Suivi et organisation des radios et vestiaires aux agents et vérification de leur bonne répartition chaque mois.
-
Réalisation des cahiers des charges et règlement de consultation dans le cadre des marchés publics du service MAPA et Formalisés
-
Suivi et gestion des matériels techniques du poste (éthylotest, radar, trousses médicales…)
Dans le cadre de la continuité de service, l'agent assure le remplacement de ses collègues sur les missions suivantes :
-
Accueil physique et téléphonique du public (ordre de priorité n°4) ;
-
Suivi administratif des effectifs ;
-
Gestion et suivi des dossiers de main courante, de maladie ordinaire (MO) et des accidents de travail ;
-
Suivi des réponses aux dossiers d'Officier du Ministère Public (OMP), des recours administratifs obligatoires (RAO) et des demandes d'indulgence ;
-
Transmission des ordres de mission à la Direction des Ressources Humaines ;
-
Suivi des signalements de défectuosités constatées sur le matériel de police municipale, les véhicules de service, les biens communaux ou le domaine public, et information des services concernés ;
-
Saisie des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPO) et notification des décisions aux administrés.
L'agent participe également à toute autre mission administrative nécessaire au bon fonctionnement du service et à la continuité de l'activité du secrétariat.
Profil recherché :
Vous justifiez d'une expérience dans le domaine administratif et disposez de bonnes qualités relationnelles ainsi que d'un sens avéré de l'organisation. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel), les logiciels métiers ainsi que les outils Internet.
Rigoureux(se), discret(ète) et polyvalent(e), vous savez gérer plusieurs missions simultanément tout en respectant la confidentialité des informations traitées. Votre esprit d'initiative, votre capacité à travailler en équipe, votre sens de l'écoute et votre ponctualité seront des atouts indispensables pour réussir sur ce poste.
CDD temps complet de remplacement du 08/06 au 14/06 avec possibilité de renouveler le contrat.
