Créée en 1954, l'Entraide Union est une association intervenant dans les secteurs social, médico-social et sanitaire. Elle regroupe près de 60 établissements qui accueillent des personnes de tous âges, en grande difficulté ou en situation de handicap, ainsi que des enfants dans le cadre de la protection de l'enfance.
Parmi ces établissements, l’EMPro de Suresnes, d’une capacité de 49 places, accueille des jeunes de 14 à 20 ans présentant une déficience intellectuelle. Son objectif est de favoriser leur insertion professionnelle et sociale, en milieu ordinaire ou protégé. La structure propose à cet égard un apprentissage professionnel ou préprofessionnel dans le cadre de différents ateliers.
Les jeunes sont orientés sur l’établissement via une notification de la MDPH.
D’une manière générale, l'assistant administratif assure l’accueil, la gestion des informations ainsi que l’ensemble des tâches administratives qui lui sont octroyées pour le bon fonctionnement de l’établissement, dont la mission médico-social est de prodiguer un accompagnement éducatif, thérapeutique et pédagogique adapté aux enfants reçus.
L'assistant administratif est placé sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du directeur de l’établissement, auquel il rend compte régulièrement de l’ensemble de ses missions, et est encadré dans l’organisation du travail par le chef de service.
L'assistant administratif a pour principales missions :
Gestion de l’accueil
L'assistant administratif assure et garantit l’accueil adapté des différentes personnes qui s’adressent à l’établissement. Notamment :
L’accueil physique des personnes qui se présentent dans l’établissement, enfants, familles, partenaires…
L’accueil téléphonique
Veiller au maintien en ordre de l’espace accueil
Prise de rendez-vous
Assurer la prise des rendez-vous nécessaires.
Gestion des informations
En collaboration avec le chef de service, gérer les informations et leur bonne retransmission, afin d’assurer leur continuité et la cohérence globale du fonctionnement. Notamment :
Réception, tri, formalisation des informations
Transmission aux personnes concernées
Archivage des informations et des suites données quand cela est nécessaire
Gestion et formalisation des données
Gérer les données administratives qui relèvent de ses compétences, en termes de formalisation, archivage… Notamment :
Mise à jour régulière, actualisation des tableaux de suivi, gestion des agendas (emplois du temps, planning hebdomadaire institutionnel, des rendez-vous, accompagnements transports, tournées, planning des véhicules…)
Constitution des dossiers en attente, commission admission
Gestion quotidienne du tableau de présence des enfants
Préparation des documents administratifs liés à l’admission (contrat de séjour, livret d’accueil etc…)
Préparation des conventions de partenariats
Suivis administratifs et déclarations aux services concernés (assurance, Inspection du Travail pour élections professionnelles, enquêtes Ministère de la Santé, Pôle Emploi, …)
Gestion des mail et courriers
Gérer les mail et courriers à l’arrivée et au départ de l’EMpro. Notamment :
Enregistrement du courrier à l’arrivée et au départ, classement, transmission
Rédaction et mise en forme
Déplacement à la Poste
Formalisation des dossiers des usagers
En collaboration avec la cheffe de service et l’assistante sociale, construire et assurer le suivi des dossiers des usagers (date PPA, comptes rendus, courriers…).
Travail rédactionnel
Saisir des écrits, rédiger des courriers et comptes rendus, mettre en forme des documents, dans le respect des formalisations de l’établissement et de l’association. Assister à ce titre aux différentes réunions qui nécessitent sa présence dans le respect de la confidentialité imposée. Notamment :
Prise de notes, rédaction et mise en forme des comptes rendus de réunion
Mise en forme des mails et courriers
Mise en œuvre logistique
Assurer la logistique nécessaire au bon fonctionnement de l’établissement. Notamment :
Gestion de la commande des repas en lien avec la cheffe de service
Passer et réceptionner les commandes, communiquer les informations à la comptable
Relayer auprès de l’agent technique les besoins signalés
S’assurer de la présence des fournitures nécessaires, gérer les ressources courantes (photocopieur, …)
Suivi des dossiers de formation
Gérer le suivi des dossiers de formation dans le cadre des procédures établies (formalisation du dossier initial, recueil des attestations de présence, etc…).
Gestion des rendez-vous et des contacts avec la médecine du travail
Organiser les rendez-vous pour les professionnels avec la médecine du travail.
Relation avec les partenaires
Dans l’accomplissement de ses missions, l'assistant administratif se trouve en relation avec les partenaires (ARS, mairie, établissements partenaires, etc…). Dans l’ensemble de ces contacts, il veille à construire des relations adaptées, cohérentes et respectueuses, œuvre à la promotion de l’image de l’EMpro et de l’Entraide Union
Secrétariat de direction
Assister la directrice dans les diverses tâches administratives dans le respect de la confidentialité nécessaire et des procédures en vigueur (courriers, plannings, documents divers en interne et en externe, …)
Ces missions impliquent une position éthique sans faille et une collaboration professionnelle de toute confiance.
Formalisation et suivi des dossiers du personnel
Dans ses missions de secrétariat, il construit et assure le suivi des dossiers du personnel, selon les indications du directeur. Il remplit et classe notamment ces dossiers avec tous les éléments qui doivent y figurer. Il gère également le registre unique du personnel.
Travail sur Imago
L'assistant administratif nourrit et met à jour l’outil informatique Imago qui regroupe toutes les informations, indicateurs nécessaires de l’établissement ainsi que les dossiers uniques des usagers. Cet outil est généralisé au sein de l’Entraide Union et commun à tous les établissements.
L'assistant administratif remplit des missions pour l’établissement et des missions pour la direction. De par ces missions, il est tenu au respect de la stricte confidentialité des informations auxquelles il a accès dans ce cadre là. Il doit notamment trouver le juste positionnement entre le travail institutionnel pour toute l’équipe et la fonction de secrétaire de direction qui la place aux côtés du directeur
Il inscrit son travail dans le fonctionnement décidé de l’établissement
L'assistant administratif, dans son rôle d’accueil et de contact, veille à maintenir un positionnement adapté et œuvre à la promotion de l’image de l’établissement et de l’association gestionnaire
Il applique et respecte les procédures de l’établissement ainsi que celles mises en place par l’association gestionnaire
Chacune de ses actions œuvre au développement d’un fonctionnement efficient
Dans le cadre de sa fonction Il propose toute piste d’amélioration et entreprend toute action qui relève de sa fonction. A ce titre il peut développer, en y référant au directeur, tout moyen intéressant permettant l’amélioration et l’efficience du fonctionnement de l’établissement à son niveau
Il exécute toute autre mission indiquée par la directrice et par la cheffe de service
Expérience significative (2 ans minimum souhaités) sur un poste de secrétariat administratif, d’assistant·e administratif·ve ou de gestion.
Maîtrise des outils informatiques : suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et/ou équivalents (Google Workspace), ainsi que les outils de gestion documentaire.
Excellente expression écrite et orale en français, avec une orthographe et une grammaire irréprochables.
Capacité à rédiger, mettre en forme et relire des courriers, comptes rendus, notes internes et documents administratifs.
Aisance dans la gestion d’agendas, la prise de rendez-vous, l’organisation de réunions et la préparation de dossiers.
Capacité à traiter, classer et archiver des documents physiques et numériques de manière structurée.
Connaissance des procédures administratives courantes (courrier entrant/sortant, factures simples, suivi de dossiers, etc.).
Savoir être et qualité personnelles
Grande rigueur, sens du détail et fiabilité dans le traitement des informations.
Sens du service, courtoisie et excellente présentation dans les échanges avec les interlocuteurs internes et externes.
Discrétion, respect absolu de la confidentialité des informations et loyauté professionnelle.
Capacité à prioriser, à gérer les urgences et à respecter des délais parfois contraints.
Autonomie dans l’organisation de son travail tout en sachant rendre compte et travailler en coordination avec la hiérarchie.
Poste en CDI temps plein.
Poste basé à Suresnes.
Rémunération à partir de 24K€ selon expérience (CCN 66).
