À propos du poste
Véritable pilier de l’organisation, l'Assistant(e) assure le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise en intervenant sur trois domaines clés : les achats, les services généraux et l’administration. Interface privilégiée entre les collaborateurs, les fournisseurs et les partenaires externes, il/elle contribue à la qualité de vie au travail, à l’efficacité des processus internes et à l'image professionnelle de l'entreprise.
Vos missions
Accueil & administration
Ambassadeur(rice) de l’entreprise, vous représentez son image auprès des visiteurs, clients et partenaires.
Dans ce cadre, vous assurez :
- L’accueil physique des visiteurs ;
- La gestion du standard téléphonique ;
- La réception, le tri et la distribution du courrier et des colis ;
- La gestion des accès au site (badges, registres visiteurs) ;
- L’administration du personnel : suivi des entrées/sorties, absences, congés, visites médicales, etc. ;
- Le support administratif transversal auprès des différents services ;
- La gestion de la flotte automobile et téléphonique ;
- Le suivi des fichiers de transport ;
- La gestion de tâches récurrentes mensuelles (validation des notes de frais, suivi administratif divers).
Achats & gestion fournisseurs
Vous garantissez la fluidité du processus d'achats courants et contribuez à la bonne gestion des relations fournisseurs de votre périmètre.
À ce titre, vous serez en charge de :
- Traiter les demandes d’achats émises par les services internes ;
- Passer les commandes d’achats courants dans le respect des budgets définis ;
- Assurer le rapprochement des commandes et des factures ;
- Mettre à jour les bases de données fournisseurs ;
- Participer à l’évaluation des fournisseurs de votre périmètre ;
- Assurer le suivi administratif des contrats de prestations (durée, échéances, renouvellements) ;
- Réaliser des consultations fournisseurs (demandes de devis, relances) ;
- Être l’interlocuteur privilégié des fournisseurs pour les sujets opérationnels ;
- Identifier et proposer des axes d’amélioration en matière de coûts, de processus et de qualité fournisseurs.
Services généraux
Vous veillez au bon état, à la disponibilité et à la fonctionnalité des moyens généraux afin de garantir des conditions de travail optimales.
Vos principales responsabilités seront :
- Organiser et suivre les prestations de nettoyage, maintenance, sécurité et entretien des locaux ;
- Coordonner les interventions techniques internes et externes ;
- Signaler et suivre la résolution des dysfonctionnements ;
- Planifier et déclencher les interventions des prestataires référencés ;
- Veiller au respect des règles du Système de Management Intégré (SMI) ;
- Prioriser les demandes internes selon les règles établies et les niveaux d’urgence ;
- Contrôler la conformité des prestations et des livraisons, et faire corriger toute non-conformité si nécessaire.
