Description de l'entreprise
Paris Society réinvente l’hôtellerie en s’installant dans le monument iconique, l’Abbaye des Vaux-de-Cernay, devenu un des plus beaux hôtels de campagne en France.
Ancien monastère cistercien datant du XIIe siècle, l’Abbaye des Vaux-de-Cernay se situe dans le diocèse de Versailles, à 50 km du centre de Paris ; au cœur de la forêt de Rambouillet dans la Vallée de Chevreuse. Abbaye entame désormais, avec Paris Society, une nouvelle page de son histoire, prête à rayonner à travers le monde et crée ainsi une nouvelle signature hôtelière s’illustrant grâce à des prestations uniques telles que
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144 chambres présentes sur 3 bâtisses
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4 restaurants et 2 bars
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des espaces séminaires
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un Spa et des espaces bien-être
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un éventail d’activités
Description du poste
Rattaché.e à la/le Director of Groups & Events, le/la Event Manager H/F est le/la garant.e de l’expérience client en matière de réalisation et d’organisation d’évènements, ainsi que de la qualité de ces derniers. Il/Elle assure la pleine satisfaction des clients de la signature du contrat jusqu’au départ du client.
Les missions principales :
1- Relation clients :
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Est en charge de la première « Rencontre » client, dans le but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l'équipe de vente groups & events après signature du contrat
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Gère de manière globale l’événement et s'assure du bon déroulement de ce dernier conformément aux spécifications
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Est l’interlocuteur/trice unique du client avant, pendant et après la prestation
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Accueille le client et l’accompagne pendant toute la durée de son séjour / événement
2- Technique Métier / Production / Organisation :
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Gère le dossier dans son ensemble : à la fois gestion des Rooming lists avec le client et gestion des besoins en matière d’espaces réunion, prestation Food & Beverage, Spa et activités ; en prenant soin de mettre à jour tous les logiciels (Delphi, Opéra..) nécessaires pour un suivi de l’activité et réalisation des forecasts
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Etablit un lien transversal permanent avec tous les services de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, spa, activités, etc.et coordonne avec ces derniers le bon déroulé de l’événement
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Responsabilité de la rédaction et distribution des BEO (fiches de fonction) dans tous les services de l’hôtel selon les délais définis dans les procedures events / opération
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Assistera au BEO Meeting qui seront organisés de manière hebdomadaire
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En charge de la gestion des prestataires externes éventuels
Suivi post event :
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Assure le suivi post-événement en réalisant un debrief avec les clients et autres membres de l’équipe sales et/ou opérationnelle pour mesurer la satisfaction et identifier les futurs besoins
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S’assure de la facturation, est garant des paiements, en collaboration les équipes comptables de l’hôtel
3- Autres responsabilités :
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Est en charge de la proposition des offres en fonction des cotations effectuées et de la politique commerciale afin de développer des ventes complémentaires
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Commercialise et gère les groupes / événements (hébergement et restauration et/ou centre de conférence) à moins de 21 jours (Last Minute)
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Assiste le Chef de Service dans l’élaboration et la mise à jour des documents internes ; mise à jour des menus, capacités et autres produits dans Delphi
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Se porte garant de l'expérience et de la satisfaction clients conformément à nos critères de qualité internes et dans le respect des délais qualité impartis et de la constance dans ces domaines
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Veille avec un soin particulier à l’éventuelle gestion des plaintes et le suivi des actions.
Qualifications
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Au minimum 3 à 5 ans ans d’expérience dans un poste similaire en hôtellerie de luxe et / ou premium
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Maitrise du français et de l’anglais impératif
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La maîtrise des logiciels OPERA Cloud et Delphi serait un plus
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Excellentes aptitudes de communication, à l’oral comme à l’écrit
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Vous êtes reconnu(e) pour être une personne proactive, créative, pragmatique, organisée et avec un sens des responsabilités
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Vous maîtrisez la culture de l’hôtellerie luxe et êtes sensible à tous les codes de cet univers
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Doté.e d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe et de partage, vous êtes un communicant et un facilitateur
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Capacité à s’adapter, relever des challenges et remettre en question le statut-quo afin de satisfaire les besoins d’une clientèle exigeante,
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Orienté client sans perdre de vue l’atteinte des objectifs ambitieux
Responsable hiérarchique
Catering & Event Manager / Director of Groups& events
Lieu : Route de l'Abbaye, 78720 Cernay-la-ville, France
Notre philosophie :
Le Groupe Paris Society recrute et reconnait tous les talents.
« L’hospitalité est une valeur d’avenir, et nous entendons bien l’incarner. » Laurent de Gourcuff
Informations supplémentaires
AVANTAGES ACCOR (une fois la période d’essai passée) :
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Tarif préférentiels exclusif dans les hôtels Accor
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30% de réduction F&B (hors Mama Shelter)
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Gain de points de fidélité
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20% sur les thalasso /SPA (jusqu’à 30% sur Willowstream)
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30% sur les boutiques Novotel/SoBoutique by Sofitel (20% sur les boutiques Fairmont)
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30% sur les green fees (Fairmont, Raffles, Swisshotel)
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Offre flash
AVANTAGES ABBAYE :
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50% sur tous les produits ‘brandés’ Abbaye (hors collab) en boutique
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Journée d’anniversaire (journée autorisé payée à partir d’un an d’ancienneté, 1 semaine avant ou après la date)
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1 repas pour 2pax par an dans un des restaurants de l’Abbaye (sur réservation) *
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1 nuit offerte par an (lundi-jeudi selon disponibilité, PDJ inclus, 2 pax, sur réservation) *
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Remboursement du pass Navigo à 100%**
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Valorisation du repas à 6,80 € - FOODLES**
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Pick-up depuis les gares (Rambouillet, Essarts-le-Roi, Saint Remy les Chevreuses)
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Prime de cooptation
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Assistante sociale (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)
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Aide juridique (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)
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Cours de français et cours d’anglais (formation, développement, accompagnement aux différentes formations)
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Noël des enfants du personnel
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E-learning, good habits : formations gratuites sur application
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Uniforme fourni et blanchi
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Logement (selon profil)
à partir d’un an d’ancienneté
** pour les salariés basés à l'Abbaye uniquement
