À propos du poste
Nous recherchons un(e) technicien(ne) des services administratifs pour rejoindre notre équipe et notre établissement spécialisé dans l'accueil de personnes en situation de handicap.
Finalité du poste
Assurer le bon fonctionnement administratif de l’établissement et contribuer à la qualité de l’accueil des personnes accompagnées, des familles et des partenaires.
Soutenir la direction et les équipes dans la gestion quotidienne, le suivi des dossiers et la circulation fiable de l’information.
Participer à la continuité du service dans un environnement exigeant de traçabilité, de confidentialité et de polyvalence.
Responsabilités
En lien direct avec la cheffe de service et en interaction avec les équipes pluridisciplinaires, vous jouez un rôle central dans l'organisation administrative, financière et logistique de l'établissement et êtes à l'interface avec les partenaires institutionnels, médico-sociaux, sanitaires et administratifs.
Gestion administrative et organisationnelle
Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles, partenaires et visiteurs
Gérer les courriers, courriels, documents administratifs entrants et sortants
Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, comptes rendus, tableaux de suivi, convocations)
Classer, archiver et assurer la traçabilité des documents dans le respect de la confidentialité
Gestion administrative des usagers
Suivre les dossiers des personnes accompagnées : admissions, entrées/sorties, notifications, pièces justificatives
Mettre à jour les bases de données et outils de suivi
Préparer et suivre les dossiers liés aux séjours et à la facturation
Gestion financière et suivi des activités
Assurer la facturation, le suivi des règlements et les transmissions aux services concernés
Tenir à jour le livre de caisse et transmettre les éléments comptables
Participer à l’élaboration et à la mise à jour de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi
Appui à la gestion des ressources humaines
Gérer les dossiers administratifs des salariés
Suivre les absences, contrats, visites médicales, déclarations (DPAE, AT, Net‑Entreprises)
Être un soutien administratif auprès de la direction et des équipes
Gestion logistique
Suivre les commandes de fournitures, les stocks et les besoins matériels (hors maintenance et commandes médicales)
Profil recherché
Vous êtes doté(e) d’une solide expérience en secrétariat ou en gestion administrative, idéalement dans un environnement médicosocial. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques tels que Microsoft Office. Vos compétences en organisation, votre rigueur et votre sens du service aux usagers sont vos atouts majeurs. Vous faites preuve d’une excellente étiquette téléphonique et savez gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité. Une expérience préalable dans un établissement médicosocial est souhaitée. Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre capacité à travailler en équipe et votre sens du détail.
Lieu du poste : En présentiel
Rémunération : à partir de 1 792,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
