Poste : Assistante de Direction
Lieu : L’Etang Salé Les Hauts
Disponibilité : Octobre/novembre 2026
Contrat : CDD 35h / salaire variable selon expériences
Le rôle que nous vous proposons :
Vous êtes la personne ressource, celle qui veille au bon fonctionnement administratif de l’agence au quotidien. Un véritable pilier discret mais essentiel !
Vos principales missions :
Accueil et organisation
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’agence ;
- Filtrer les appels, accueillir les visiteurs et orienter les différentes demandes ;
- Gérer les agendas, planifier les rendez-vous et organiser les réunions ;
- Apporter un soutien ponctuel à l’organisation d’événements, de réunions ou de présentations.
Gestion administrative
- Traiter et organiser les courriels ainsi que le courrier entrant et sortant ;
- Rédiger des courriers, messages et documents administratifs ;
- Préparer, classer, compiler et archiver les documents ;
- Assurer le suivi administratif général des dossiers de l’agence.
Gestion commerciale et financière
- Établir, transmettre, suivre et relancer les devis auprès des clients et des entreprises ;
- Établir et transmettre les factures ;
- Assurer le suivi et la relance des règlements auprès des clients privés et publics ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi des devis, de la facturation et des paiements.
Suivi administratif des projets architecturaux
- Assurer le suivi administratif des dossiers architecturaux ;
- Préparer, compiler et transmettre les devis, factures, contrats, avenants, ordres de service et autres pièces administratives ;
- Veiller à la bonne organisation et à la mise à jour des documents liés aux différents projets ;
- Assurer le suivi des échanges avec les clients, les entreprises, les cotraitants et les autres intervenants.
Interface avec les clients et les partenaires
- Assurer le premier contact avec les clients et répondre à leurs demandes administratives ;
- Transmettre les contrats, avenants, devis, factures et autres documents ;
- Assurer l’interface avec les prestataires, cotraitants, entreprises et partenaires de l’agence ;
- Relancer les différents interlocuteurs lorsque cela est nécessaire.
Interface avec le cabinet comptable et gestion du personnel
- Compiler et transmettre les documents nécessaires aux différentes déclarations comptables et fiscales, notamment les factures nécessaires aux déclarations de TVA et les pièces relatives à la clôture de l’exercice ;
- Contrôler et valider les éléments variables et les bulletins de paie avant leur diffusion ;
- Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs du personnel ;
- Préparer et transmettre les contrats de travail ainsi que les documents relatifs à la mutuelle, à la prévoyance et aux organismes sociaux.
Gestion des appels d’offres
- Assurer la veille et le suivi des appels d’offres ;
- Préparer et compléter les pièces administratives des candidatures ;
- Participer à la préparation, à la compilation et à la transmission des pièces de l’offre ;
- Veiller au respect des délais et des formalités de dépôt.
Suivi des obligations de l’entreprise
- Réaliser la déclaration annuelle des dossiers architecturaux auprès de l’assurance ;
- Participer au suivi et à la mise en œuvre de la politique de responsabilité sociétale et environnementale de l’entreprise ;
- Veiller au respect des échéances administratives, contractuelles et réglementaires.
Nous aimerions collaborer avec une personne :
Nous recherchons une personne :
- organisée, autonome, rigoureuse et réactive ;
- capable de gérer plusieurs priorités et de respecter les délais ;
- qui aime aider, structurer et fluidifier le quotidien ;
- à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
- dotée d’un bon relationnel, du sens du service et d’une grande discrétion ;
- disposant de bonnes qualités rédactionnelles et d’un esprit d’initiative.
Une expérience en gestion administrative, en cabinet d’architecture ou dans un environnement créatif serait un plus, mais n’est pas obligatoire.
Envie de tenter l’aventure ?
Envoyez-nous votre CV, accompagné de quelques lignes (ou d’une lettre) pour nous parler de vous et vos expériences, à l’adresse suivante : [email protected]
Type d'emploi : CDD
Rémunération : à partir de 2 000,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
