À propos du poste
Dans le cadre d’un remplacement temporaire (congé sans solde), notre étude notariale recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour une durée de 11 mois. Vos missions : Accueil et standard téléphonique, formalités préalables (demande de pièces) et planification des RDV.
Qualités recherchées :
- Organisé(e), rigoureux(se) et autonome
- Excellent sens du service et du contact
- À l’aise avec les outils informatiques
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité
Responsabilités
1. Accueil et standard téléphonique
- Accueil physique des clients avec professionnalisme et convivialité
- Gestion du standard téléphonique (réception, filtrage, transmission)
- Prise de messages et suivi des demandes clients
- Gestion des emails génériques de l’étude
2. Organisation des rendez-vous
- Prise de rendez-vous
- Organisation des agendas
- Organisation des visioconférences
- Confirmation des rendez-vous
- Préparation des dossiers en amont
3. Formalités préalables
- Ouverture et constitution des dossiers (papier et numérique)
- Numérisation des pièces
- Collecte et vérification des documents administratifs
- Demandes de pièces auprès des clients et organismes
- Rédaction et envoi de courriers
- Relances et suivi des dossiers
- Préparation administrative pour les notaires et collaborateurs
4. Gestion administrative quotidienne
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Suivi des recommandés
- Archivage et classement numérique
- Gestion des fournitures et commandes
- Suivi du bon fonctionnement du matériel
5. Classement & suivi
- Archivage des dossiers clôturés
- Mise à jour des bases de données
Profil recherché
Vous êtes doté(e) d'une solide expérience administrative, idéalement dans un environnement juridique ou notarial. Vous maîtrisez parfaitement Microsoft Office . Vos compétences en organisation, votre aisance relationnelle et votre sens du service client sont essentiels pour réussir dans ce poste. Vous faites preuve d'une excellente présentation, d'autonomie et d'une grande rigueur dans la gestion de vos missions. Si vous êtes motivé(e), organisé(e) et que vous souhaitez évoluer dans un cadre professionnel stimulant, nous attendons votre candidature avec impatience.
Rémunération : 1 752,92€ à 3 999,99€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
