Présentation de l’association VOCATIO
VOCATIO est une association engagée dans la formation, l’accompagnement et le développement des compétences. Elle œuvre dans le domaine de l’éducation populaire, de l’animation socio-éducative et de l’insertion professionnelle.
En tant qu’organisme de formation spécialisé dans les métiers de l’animation, VOCATIO propose des parcours de formation préparant aux diplômes BAFA (Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur) et BAFD (Brevet d’Aptitude aux Fonctions de Directeur).
L’association accompagne les futurs animateurs et directeurs dans l’acquisition des compétences nécessaires à l’encadrement des enfants et des jeunes en accueils collectifs de mineurs (ACM), à travers des formations théoriques, des accompagnements pédagogiques et un suivi administratif personnalisé.
VOCATIO développe des partenariats avec les collectivités territoriales, structures jeunesse, accueils de loisirs, associations, établissements scolaires et acteurs du secteur socio-éducatif afin de favoriser la qualification, l’emploi et l’engagement des futurs professionnels de l’animation.
L’association porte des valeurs fortes : éducation populaire, citoyenneté, inclusion, solidarité, respect, transmission et égalité des chances.
Mission générale du poste
Sous l’autorité de la direction, la secrétaire administrative assure la gestion administrative quotidienne de l’association et contribue au bon fonctionnement des activités de formation BAFA-BAFD.
Elle est un interlocuteur privilégié des stagiaires, formateurs, partenaires, collectivités et équipes internes. Elle garantit le suivi administratif des dossiers, l’organisation des sessions de formation et la qualité du service administratif.
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Missions principales
1. Accueil et secrétariat général
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les adhérents, stagiaires, formateurs et partenaires.
- Répondre aux demandes d’informations générales.
- Gérer la boîte mail professionnelle.
- Traiter le courrier entrant et sortant.
- Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Organiser les rendez-vous et réunions.
- Assurer le classement et l’archivage des documents.
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2. Gestion administrative des formations BAFA-BAFD
- Assurer l’accueil administratif des candidats BAFA et BAFD.
- Informer les stagiaires sur les modalités d’inscription et le déroulement des formations.
- Constituer et suivre les dossiers d’inscription.
- Vérifier les pièces administratives obligatoires.
- Assurer le suivi des inscriptions aux sessions.
- Préparer les convocations des stagiaires.
- Gérer les listes de participants.
- Préparer les documents administratifs des formations.
- Assurer le suivi des présences et absences.
- Collecter et classer les feuilles d’émargement.
- Préparer les attestations de formation.
- Assurer le suivi administratif des stages pratiques.
- Mettre à jour les bases de données des stagiaires.
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3. Organisation logistique des sessions de formation
- Préparer les salles de formation.
- Organiser les besoins matériels des sessions.
- Préparer les supports administratifs pour les formateurs.
- Coordonner les informations entre la direction, les formateurs et les stagiaires.
- Participer à l’organisation des formations BAFA/BAFD.
- Suivre les plannings des sessions.
- Participer à l’amélioration de l’organisation administrative.
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4. Gestion administrative des formateurs et intervenants
- Constituer les dossiers administratifs des formateurs.
- Collecter les documents nécessaires (contrats, justificatifs, informations administratives).
- Préparer les conventions et documents liés aux interventions.
- Suivre les plannings des formateurs.
- Assurer le lien administratif avec les équipes pédagogiques.
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5. Gestion administrative et financière
- Préparer les devis et factures.
- Assurer le suivi des paiements des formations.
- Effectuer les relances administratives.
- Suivre les dossiers de financement éventuels.
- Classer les pièces comptables.
- Préparer les éléments administratifs pour le suivi comptable.
- Participer au suivi budgétaire de l’association.
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6. Gestion des partenariats
- Assurer le suivi administratif des relations avec les partenaires.
- Préparer les conventions avec les structures partenaires.
- Mettre à jour les fichiers partenaires.
- Participer au suivi des collaborations avec les collectivités, associations et structures jeunesse.
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7. Qualité et suivi des procédures
- Participer à la mise en place et au suivi des procédures internes.
- Participer à la préparation des documents qualité liés aux formations.
- Contribuer au classement des preuves administratives nécessaires aux audits.
- Participer à l’amélioration continue du fonctionnement administratif.
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8. Communication administrative
- Mettre à jour les supports administratifs.
- Participer à la diffusion des informations auprès des stagiaires et partenaires.
- Préparer des documents de communication liés aux formations.
- Participer à l’organisation des événements de l’association.
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Compétences requises
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie).
- Bonne capacité rédactionnelle.
- Maîtrise de la gestion administrative.
- Capacité à organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.
- Maîtrise des techniques de classement et d’archivage.
- Connaissance du fonctionnement associatif appréciée.
- Connaissance du secteur de l’animation ou de la formation appréciée.
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Qualités professionnelles
- Organisation et rigueur.
- Sens des responsabilités.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Polyvalence.
- Autonomie.
- Réactivité.
- Esprit d’équipe.
- Sens de l’accueil et du service.
- Bon relationnel.
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Profil recherché
- Formation : Bac à Bac+2 minimum dans le domaine administratif, secrétariat, gestion ou équivalent.
- Expérience souhaitée dans un poste administratif.
- Une expérience dans un organisme de formation, une association ou le secteur jeunesse/animation serait un plus.
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Conditions du poste
- Type de contrat : CDI.
- Temps de travail : 35 heures par semaine.
- Rémunération : selon profil et expérience.
- Participation aux réunions internes.
- Possibilité de déplacements ponctuels selon les besoins de l’association.
Rémunération : 1 800,00€ à 2 000,00€ par mois
Avantages :
- Restaurant d'entreprise
- RTT
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
