Le Département de l’Essonne recrute pour sa Direction des Ressources Humaines :
Un assistant recrutement (H/F)
Le Département de l’Essonne administre plus d’1,2 million d’Essonniens. Situé au sud de Paris, son territoire bénéficie à la fois du dynamisme urbain de la capitale au nord et d’un cadre plus paisible et vert au sud. La jeunesse de sa population (plus de 30% des habitants ont moins de 20 ans) reflète le dynamisme économique, scientifique, industriel et la qualité de vie du territoire. L’Essonne constitue un terreau d’innovation : elle concentre des centres de recherche, des universités, des grandes écoles et des pôles d’excellence en synergies avec des entreprises innovantes.
Le département de l’Essonne vous attend, rejoignez les 3800 collaborateurs et ses 170 métiers au service des Essonniens.
Rattaché(e) à la cheffe de secteur recrutement, mobilité et accompagnement, et en lien étroit avec les chargés de recrutement, vous assurez la gestion administrative des recrutements et un soutien administratif dans le cadre de l’activité relavant du secteur.
Votre mission consiste à œuvrer à la fluidité des recrutements dans le respect des procédures, tout en contribuant à la modernisation des outils de suivi et à la qualité du service rendu aux interlocuteurs externes (candidats, partenaires) comme internes (agents, recrutements, services et directions).
A ce titre, vous assurez les missions suivantes :
Gestion administrative des recrutements (candidats externes, mobilités internes, réorganisations) :
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préparer les fonds de dossier pour les chargés de recrutement (fiches de poste, grilles d’évaluation, etc.),
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diffuser des déclarations de vacance/création d’emploi (respect des délais légaux et des canaux de publicité obligatoires),
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organiser les jurys de recrutement : réservation des salles et matériels, convocation des membres du jury et des candidats (via l’outil de gestion), préparation des supports (grilles d’analyse, dossiers candidats),
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assurer le suivi post-jury : envoi des réponses négatives aux candidats non retenus (modèles standardisés), vérification des pièces administratives (diplômes, attestations, etc.), constitution du dossier de recrutement du candidat sélectionné, rédaction du courrier d’embauche, demande de casier judiciaire (bulletin n°3), déclaration Urssaf, transmission aux autres services intervenant dans le processus de recrutement (dont versement DIA)
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renseigner les tableaux de suivi d’activité et autres outils de reporting
Gestion administrative de dossiers spécifiques, notamment :
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concourir au traitement des données nécessaires à l’activité (extractions, implémentations dans les outils de gestion)
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suivre les candidatures recommandées (transmission aux chargés de recrutement, réponses aux cabinets, mise à jour des tableaux de bord),
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gérer les bons de commande et factures liés aux recrutements externes (respect des procédures budgétaires),
Accueil et informations :
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assurer l’accueil physique et téléphonique du secteur voire du service si besoin,
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assurer le filtrage téléphonique et l’orientation des demandes vers l'interlocuteur ou le service compétent, prendre des messages, s’assurer de la prise en main de la personne
Contribution à la vie du service :
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partager ses expériences, pratiques, outils avec les agents du service,
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proposer des optimisations des processus (ex : automatisation des tâches répétitives),
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prendre part aux réunions, groupes de travail collaboratifs, projets portés par le service,
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assurer l’intérim sur des missions d’assistanat pour le service et la direction en cas d’absence.
