À propos du poste
L'Assistant(e) Administratif(ve) et Accueil assure l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise et prend en charge le suivi administratif courant : gestion documentaire, suivi des commandes, traitement des factures et constitution des dossiers clients.
Il/elle assure également la gestion des contrats de construction et des garanties associées, le suivi des dossiers de chantier, ainsi que les démarches réglementaires liées à l'urbanisme et à la performance énergétique.
Ce que vous ferez
1. Accueil et vie de bureau :
· Accueil téléphonique et physique (filtrage, messages, orientation des visiteurs).
· Tenue et entretien des espaces d'accueil et de réunion.
2. Achats et logistique :
· Coordination des livraisons fournisseurs et suivi des plannings associés.
· Gestion des commandes de fournitures et de matériel courant.
· Organisation de l'évacuation des déchets de chantier.
3. Gestion documentaire et archivage :
· Classement et suivi des dossiers clients et fournisseurs.
· Mise à jour annuelle des documents administratifs et des attestations d'assurance des entreprises partenaires.
· Organisation des archives et des classeurs de suivi.
4. Gestion administrative et financière :
· Enregistrement des marchés de travaux, avenants et pièces contractuelles dans les dossiers clients.
· Saisie hebdomadaire des feuilles d'heures.
5. Gestion des contrats et garanties construction :
· Constitution et suivi des contrats de construction : montage du dossier, pièces contractuelles, signatures.
· Demande et suivi des garanties légales obligatoires (garantie de remboursement, garantie de livraison, dommages ouvrage).
· Démarches liées à l'ouverture de chantier.
· Classement et diffusion des pièces contractuelles aux parties concernées.
6. Suivi de chantier :
· Constitution des dossiers de suivi chantier et des pochettes associées.
· Enregistrement des livraisons et des procès-verbaux de réception.
· Suivi du choix des matériaux et mise à jour des dossiers clients.
7. Démarches réglementaires et urbanisme :
· Suivi des dossiers d'appels d'offres.
· Dépôt et suivi des demandes d'autorisation d'urbanisme.
· Constitution des attestations réglementaires liées à la performance énergétique.
8. Suivi du matériel :
· Enregistrement et classement des garanties du matériel électroportatif.
Compétences et qualités requises :
· Rigueur et sens de l'organisation.
· Maîtrise des outils bureautiques courants.
· Aisance relationnelle et sens de l'accueil.
· Capacité à gérer des échéances réglementaires et des priorités multiples.
· Autonomie et discrétion dans le traitement des dossiers.
Rémunération : 1 795,21€ à 2 000,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
