Premier pôle européen de recherche, de soins et d’enseignement sur les maladies génétiques créé en 2007 au cœur du campus de l’Hôpital Necker-Enfants malades. Sa mission ? Mieux comprendre les maladies génétiques pour mieux les guérir.
L’Institut Imagine est un endroit unique au monde qui rassemble chercheurs, patients, médecins et personnels de santé dans une architecture créatrice de synergies au service d’une même ambition : changer la vie des familles touchées par les maladies génétiques.
MISSION ET FONCTIONS
Sous la responsabilité de la Direction de la Communication, le Responsable Evènementiel et centre de séminaire aura en charge les missions suivantes :
Assurer l’optimisation et la structuration du centre de séminaire, des prestations évènementielles et de l’accueil :
Analyser les process, outils et modes de fonctionnement propres à la gestion évènementielle du Centre de séminaire de l’institut et poursuivre les travaux de réflexion collective initiés afin de proposer des recommandations et des axes d’amélioration et d’optimisation de gestion.
Optimiser les indicateurs existants, quantitatifs et qualitatifs et construire une analyse structurée d’aide à la décision.
Optimiser les process et la digitalisation de réservation clients internes et externes, la mise en place de prestation régisseur et technique, l’accueil des évènements, la gestion opérationnelle centralisée et partagée (continuité de services), la relation clients et prospects
Interagir avec les équipes intervenant dans la gestion du centre de séminaire et des prestations évènementielles.
Conduire, en coordination avec la direction des ressources humaines et la direction de la communication, une réflexion sur les missions auxquelles les hôtesses d’accueil pourraient contribuer en soutien des services support et au bénéfice d’une amélioration de la fluidité des échanges et de la circulation de l’information.
Assurer l’exploitation évènementiel du centre de séminaire :
Recueil des besoins des clients (externes / internes)
Pilotage de la planification des réservations en lien avec la Direction
Gestion de la relation clients : visites, facturation, mise en relation avec les prestataires référencés (traiteurs, régisseurs, traducteurs…)
Coordination des événements en lien avec les différents services internes (direction générale, DIVA, Développement et philanthropie, notamment) et externes:
Pilotage de la réunion de suivi hebdomadaire des évènements et de leur organisation
Coordination, mise à disposition du matériel (micros, ordinateur, etc) et externalisation de la gestion des équipements à mettre en œuvre selon un calendrier à définir,
Coordination des livraisons et installation sur place la veille ou le jour J (traiteur et régisseur)
Coordination de l’évènement en lien avec le service d’accueil d’Imagine et les services intérieurs
Suivi des prestations d’agents de sécurité,
Organisation des visites du Centre de séminaire avec les clients : planifier les réunions et visites sur place, planifier des tests et installation
Garantie du bon déroulement des évènements et notamment des états des lieux d’entrée et sortie.
Participation à l’organisation des séminaires internes en lien avec l’assistante de direction générale et le service communication
Pilotage des indicateurs de remplissage, de gestion et de rentabilité.
Responsable de l’évènementiel et de l’hospitalerie de l’Institut Imagine, chargé de la gestion (suivi, exploitation, facturation)
Gestion des prestataires et des intervenants
Suivi des Appels d’Offres
Suivi des budgets
En lien avec l’assistante de la direction générale, préparer les séances du conseil d’administration et du conseil scientifique international,
En lien avec la Direction Développement & Philanthropie, contribuer au support, à l’organisation et au pilotage d’évènements majeurs de l’institut (ex : Heroes, …)
En lien avec la Responsable des programmes Education et Société, identification et co-pilotage stratégique des évènements à enjeux sociétaux majeurs pour l’institut
Management
Coordination et encadrement des recrutements au sein de l’équipe /
Assurer le management de l’équipe intervenant en support de l’activité centre de séminaire.
Master Communication /évènementiel/ relations publique
Expérience acquise en qualité de chef de projet évènementiel
Vous maîtrisez le pack office et d’outils collaboratifs (Teams, Trello, Notion…)
Vous avez un très bon niveau d’anglais
Bonne compréhension des enjeux d’un écosystème scientifique et hospitalo-universitaire
Connaissance des règles de sécurité
Vous aimez coordonner et piloter plusieurs sujets en même temps
Ouverture, curiosité et adaptation
Diplomatie et conviction
Organisation, gestion du temps et respect des plannings
Force de propositions et proactivité dans la mise en place de solutions face à un environnement en perpétuelle évolution
