A propos de l'entreprise
S’appuyant sur ses solutions issues de l’Intelligence Artificielle, d’une solide expérience métier et de la confiance de ses clients des secteurs privé et public, Bloom s’est imposée comme l’entreprise incontournable pour accompagner les entreprises et les organisations dans la gestion des risques réputationnels et les manipulations de l’information.
A propos du poste
Rattaché(e) à la CFO, votre rôle consiste à assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'entreprise en garantissant la réactivité et la qualité dans le traitement des demandes internes et externes, le suivi des fournisseurs et clients, et la gestion des flux administratifs quotidiens.
Vous serez donc amené(e) à prendre en charge les missions suivantes :
Missions principales
Gestion des relances internes et externes :
- Assurer le suivi et le traitement des relances internes sous 24h
- Relancer les fournisseurs et les clients selon les besoins, en assurant la conformité et la précision des informations
- Suivre et prioriser les demandes afin d’éviter tout oubli ou retard dans le traitement
Commande et gestion des frais généraux :
- Passer les commandes nécessaires pour le bon fonctionnement du bureau et des équipes
- Constituer le kit du nouvel arrivant et s’assurer que chaque collaborateur dispose de tous les éléments nécessaires à son intégration
Accueil des nouveaux collaborateurs :
- Préparer et gérer l’accueil physique des nouveaux arrivants
- Vérifier que tous les outils, accès et paramétrages sont en place pour un démarrage efficace
Gestion du courrier et des flux physiques :
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier
- Participer au suivi du changement de siège social et à la mise à jours des flux d’adressage
Gestion des référencements clients et fournisseurs :
- Créer et mettre à jour les fiches de référencement selon un modèle mis en place
- S’assurer que chaque client ou fournisseur fournit tous les documents obligatoires (k-bis, attestations, etc.)
- Vérifier la conformité des informations sur les factures et référencements
- Suivre les changements d’adresse pour les clients et fournisseurs et corriger si nécessaire
Gestion des déplacements et notes de frais :
- Assurer le suivi des déplacements professionnels et le contrôle des justificatifs
- Relancer les collaborateurs lorsque des justificatifs sont manquants dans le logiciel de gestion des notes de frais
Aide à la rédaction de procédures administratives et comptables :
- Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes
- Collaborer avec l’équipe Finance pour formaliser les procédures.
- Veiller à la clarté, à la conformité et à l’accessibilité des procédures pour l’ensemble des collaborateurs
Gestion des incidents et suivi logistique :
- Recueillir les anomalies ou dysfonctionnements liés aux équipements ou installations
- Remonter les incidents à la Chargée RH pour la création et le suivi des tickets auprès du bailleurs
- A terme, prendre en charge la gestion directe des tickets : création, suivi et relances afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux
NB : La présente liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l’entreprise.
Formation et expérience
- Bac + 2 en Management et Gestion des Entreprises
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste d'assistanat administratif
Compétences requises
- Excellente organisation et rigueur administrative
- Très bonne gestion des priorités et respect des délais
- Capacités relationnelles et diplomatie
- Présentation soignée et posture professionnelle
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Sens du détail, réactivité et autonomie
Type d'emploi : CDI
Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an
Question(s) de présélection:
- Quelle est votre dernière expérience professionnelle ? (Merci de préciser : intitulé du poste, entreprise et durée)
Lieu du poste : Télétravail hybride (75008 Paris)
