Office Manager / Assistante de Direction & Administration RH
Poste central — Nice — CDI
Vous aimez quand une organisation tourne rond.
Quand les informations sont au bon endroit, les échéances anticipées, les documents fiables, les priorités clarifiées, et que chacun peut avancer parce que le socle est solide.
Vous n’avez pas besoin d’être sous les projecteurs pour avoir un rôle essentiel.
Au contraire : vous savez que les personnes qui tiennent vraiment une structure sont souvent celles qui voient les détails avant les autres, sécurisent les sujets sensibles, relancent au bon moment, et apportent du calme dans des environnements vivants.
Chez Journeys of a Lifetime, nous créons des voyages privés et événements sur-mesure d’exception, en France et dans quelques destinations européennes, pour une clientèle internationale très exigeante. Derrière chaque expérience, il y a une organisation fine, des interlocuteurs nombreux, des décisions rapides, des dossiers à suivre, des prestataires à coordonner, et une direction à soutenir avec précision.
Nous recherchons aujourd’hui une personne expérimentée pour occuper un poste clé au sein de l’agence : un rôle de colonne vertébrale, à la croisée de l’administration, de l’assistance de direction, du suivi RH courant et de la gestion quotidienne du bureau. Vous avez de solides réflexes administratifs, une vraie rigueur dans le suivi contractuel, et suffisamment de sens juridique pratique pour savoir quand un point doit être vérifié, cadré ou transmis à un conseil externe.
Ce poste est central et exigeant. Il demande de savoir passer d’un sujet RH à une échéance contractuelle, d’un besoin pratique du bureau à une relance importante, d’un document à fiabiliser à une priorité de direction à clarifier. Il conviendra à une personne solide, organisée, qui aime les responsabilités concrètes, la diversité des sujets et les environnements où il faut à la fois tenir le détail et garder la vision d’ensemble.
Votre rôle
Vous travaillerez en lien direct avec la fondatrice et serez un point d’appui fiable pour fluidifier, structurer et sécuriser le fonctionnement de l’agence.
Ce poste demande de la rigueur, de la maturité, de la discrétion, mais aussi une vraie intelligence pratique : savoir où regarder, quoi anticiper, qui relancer, ce qui doit être formalisé, ce qui peut attendre, et ce qui ne doit pas tomber entre deux chaises.
Vos missions principales
Administration générale de l’agence, suivi contractuel et points de vigilance juridique
Vous assurez un rôle central dans la tenue administrative de l’agence.
L’enjeu est de garantir que les documents, les informations, les échéances et les engagements importants soient organisés, suivis, fiables et facilement accessibles.
Ce poste demande une vraie expertise administrative : savoir structurer, classer, anticiper, relancer, formaliser, contrôler, et faire en sorte que les sujets ne restent jamais “en suspens”.
Dans ce cadre, vous serez également amené(e) à suivre les contrats, assurances, abonnements, documents RH et obligations courantes de l’agence. Vous n’êtes pas juriste, mais vous savez repérer les points sensibles, identifier ce qui doit être vérifié, et transmettre les bons éléments aux interlocuteurs compétents lorsque cela est nécessaire.
Vous serez notamment amené(e) à :
- organiser, fiabiliser et maintenir à jour les documents administratifs de l’agence ;
- centraliser les informations importantes et veiller à leur bonne circulation ;
- suivre les contrats, avenants, abonnements, assurances, renouvellements, résiliations et échéances associées ;
- assurer le suivi des documents sensibles : courriers officiels, attestations, documents sociaux, documents RH, éléments liés aux prestataires ou partenaires ;
- veiller à ce que les engagements de l’agence soient correctement tracés, classés et suivis ;
- identifier les points nécessitant une validation ou un avis externe : avocat, expert-comptable, paie, conseil social ou autre interlocuteur compétent ;
- préparer et transmettre les éléments nécessaires aux partenaires administratifs, comptables, sociaux ou juridiques ;
- coordonner les sujets administratifs du quotidien et relancer les interlocuteurs concernés lorsque nécessaire ;
- veiller à la bonne application de certains process internes ;
- contribuer à la mise en ordre, à la structuration et à la sécurisation continue du fonctionnement de l’agence.
Gestion quotidienne du bureau
Vous serez également responsable de la bonne tenue du bureau au quotidien.
Cela inclut notamment :
- la gestion des besoins courants du bureau ;
- le suivi des fournitures, équipements, petites interventions et sujets pratiques ;
- l’accueil ponctuel des visiteurs, prestataires ou collaborateurs externes ;
- la coordination des sujets matériels, logistiques et organisationnels ;
- le maintien d’un environnement de travail clair, agréable et fonctionnel.
L’objectif n’est pas seulement de “gérer des tâches”, mais de faire en sorte que l’agence fonctionne avec fluidité.
Support RH courant
Vous prenez en charge le suivi administratif de la vie des salariés, en lien avec les partenaires externes lorsque nécessaire.
Vous interviendrez notamment sur :
- la préparation et le suivi des documents liés aux salariés ;
- la tenue des dossiers du personnel ;
- le suivi des congés, absences, arrêts, visites médicales et échéances RH ;
- l’appui à l’onboarding et à l’offboarding ;
- la préparation des éléments nécessaires à la paie et aux interlocuteurs sociaux ;
- le suivi rigoureux des sujets RH courants.
Ce volet demande une grande discrétion, une bonne compréhension des enjeux humains, et une capacité à traiter les sujets sensibles avec sérieux et mesure.
Assistance de direction
Vous serez un véritable appui quotidien pour la direction.
Vos missions pourront inclure :
- la gestion de l’agenda et de certaines priorités ;
- la préparation de réunions, documents, suivis et synthèses ;
- le suivi des décisions, relances et points en attente ;
- l’aide à la clarification des priorités ;
- la fluidification de la circulation des informations ;
- le soutien concret dans les sujets administratifs, organisationnels et de coordination.
Nous cherchons une personne capable de soulager réellement la direction, pas seulement d’exécuter des demandes isolées.
Coordination avec les interlocuteurs externes
Vous serez l’interface avec plusieurs partenaires support de l’agence.
Vous pourrez notamment :
- faire le lien avec la comptabilité externalisée ;
- transmettre les bons éléments au bon moment ;
- suivre certains échanges avec les partenaires administratifs, sociaux ou juridiques ;
- sécuriser les flux d’information entre les différentes parties ;
- veiller à ce que les sujets ouverts avancent jusqu’à leur résolution.
Profil recherché
Nous recherchons une personne expérimentée, solide et fiable, qui aime structurer sans rigidifier, soutenir sans s’imposer, et prendre en main les sujets avec autonomie.
Vous vous reconnaîtrez dans ce poste si :
- vous avez une excellente organisation ;
- vous aimez mettre de l’ordre dans des environnements vivants ;
- vous savez distinguer l’urgent de l’important ;
- vous avez une grande fiabilité dans le suivi ;
- vous êtes autonome et proactive ;
- vous savez coordonner plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil ;
- vous êtes discrète, mature et à l’aise avec les sujets sensibles ;
- vous savez garder votre calme quand plusieurs demandes arrivent en même temps ;
- vous aimez être utile, concrète et efficace ;
- vous n’avez pas besoin d’être accompagnée en permanence ;
- vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés : direction, équipe, prestataires, partenaires administratifs, comptables ou RH.
Outils, environnement de travail et technologies
Vous êtes à l’aise dans un environnement Mac et vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs du quotidien : Word, Excel, Outlook, outils partagés, dossiers cloud, tableaux de suivi, plateformes de gestion ou de coordination.
Vous n’avez pas besoin d’être experte technique, mais vous devez avoir une vraie aisance numérique : comprendre rapidement un nouvel outil, structurer des informations, automatiser ce qui peut l’être, et utiliser les technologies actuelles pour gagner en fiabilité et en efficacité.
Une familiarité avec l’intelligence artificielle — ou au minimum une vraie curiosité pour ses usages concrets — sera appréciée : aide à la synthèse, mise en forme, classement, suivi, préparation de documents, amélioration de process internes.
Expérience souhaitée
- Minimum 7 à 10 ans d’expérience sur un poste similaire ;
- expérience en PME, agence, cabinet ou structure à taille humaine fortement appréciée ;
- expérience de soutien direct à un dirigeant ou à une direction souhaitée ;
- expérience concrète en administration RH courante souhaitée ;
- très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs ;
- aisance avec Word, Excel, Outlook et les outils numériques du quotidien ;
- bonne qualité rédactionnelle en français ;
- anglais professionnel apprécié.
Ce qui fera la différence
Vous n’êtes pas seulement “organisée”. Vous avez le sens de la tenue.
Vous savez qu’un document mal classé, une relance oubliée, une échéance non suivie ou une information transmise trop tard peuvent créer de vrais problèmes.
Vous aimez quand les choses sont propres, claires, anticipées.
Vous avez le réflexe de sécuriser.
Vous aimez construire un cadre fiable pour permettre aux autres d’avancer.
Vous avez de bons réflexes de sécurisation : lorsqu’un sujet touche au juridique, au social, aux contrats, aux assurances ou à un engagement de l’agence, vous savez qu’il faut être précise, tracer les informations, vérifier les échéances et alerter au bon moment.
Et surtout, vous avez envie d’occuper un poste utile, concret, central, dans une agence où chaque détail compte.
Informations pratiques
- Contrat : CDI
- Localisation : Nice — 2 rue Guiglia, 06000 Nice
- Temps de travail : temps plein ou 80 % évolutif
- Prise de poste souhaitée : rapidement, au plus tard septembre 2026
- Rattachement direct : direction
Rémunération : 2 300,00€ à 3 000,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
