Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne : le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie & Raymond Aubrac (CHIV).
Le CHIC est un établissement de 563 lits et places de médecine chirurgie obstétrique. Il est organisé en 5 pôles d’activité dont les domaines d’expertises ont une reconnaissance nationale et internationale. L’établissement bénéficie d’un plateau technique de dernière génération d’imagerie, d’examen et de recherche. Il se situe parmi les tout premiers centres hospitaliers hors CHU en matière de publication et crédits recherche grâce à son Centre de recherche clinique (CRC) et son centre de ressources biologiques (CRB) labellisés.
Le CHIC est organisé en 5 pôles :
Pôle Périnatalité Femme Enfant Adolescent : un centre périnatal de niveau 3 gérant par an près de 3700 accouchements, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d’IVG, un centre d’assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.
Pôle Spécialités Cancer : l’organisation de ce pôle a pour mission principale, la fluidité et l’efficience du parcours patient, notamment en matière de cancérologie médicale et chirurgicale.
Pôle Urgences-Réanimation-Médecine-Imagerie-Santé Publique qui répond aux missions de proximité de l’établissement grâce à ses services d’urgences, de médecine interne, de médecine polyvalente, de réanimation, d’imagerie médicale, des explorations fonctionnelles cardiaques et neurologiques, d’un service de gériatrie composée d’une unité de Soins de Suite et de Réadaptation et d’une Unité de Gériatrie Aigüe, du CLAT, du CeGIDD, de l’UMJ et de la Permanence d’Accès aux Soins de Santé.
Pôle Médico-Technique est un pôle polyvalent, adapté aussi bien aux examens simples qu’aux diagnostics et traitements sophistiqués. Il comprend un service d’anatomo-pathologie et de cytologie pathologique, un plateau de biologie, une pharmacie, un service de stérilisation, une équipe opérationnelle d’hygiène.
Pôle Acuité Vision Dynamique Ambulatoire (AVDA)
En tant que secrétaire médical vos missions seront les suivantes:
Accueil et gestion administrative:
- Accueil physique et téléphonique des patients, visiteurs et professionnels de santé.
- Gestion des rendez-vous (logiciel ORBIS) et enregistrement des patients (Hexagone) incluant l’impression des étiquettes.
- Distribution des résultats aux services de soins (casiers) et gestion des duplicatas.
- Traçabilité des visiteurs et gestion des enquêtes de satisfaction (statistiques annuelles).
- Distribution et enregistrement du courrier, réalisation de copies, reliures, envois de fax/emails (régul, commandes, hôpitaux extérieurs, etc.).
Secrétariat médical et gestion des données:
- Frappe et archivage de courriers divers (notes de service, documents qualité, etc.).
- Commandes, gestion des stocks et distribution du petit matériel (papeterie, étiquettes, DMS, pharmacie, toners, etc.).
- Gestion des plannings (validation biologique, Hexagone).
- Archivage de documents et statistiques d’activité (Roche, Radiometer, Biorad, Oxoïd, etc.).
- Extraction et intégration de données (INLOG, non-conformités, comptes rendus de sous-traitants dans le SIL).
Facturation:
- Génération, nettoyage et vérification des lignes de facturation.
- Facturation aux prestataires extérieurs (suivi des demandes).
Hémovigilance (selon affectation)
- Gestion des dossiers transfusionnels : élaboration, contrôle, épuration, regroupement des dossiers antérieurs, traçabilité (JIM, UF, EFS Mondor).
- Participation aux réunions du CSTH (Comité de Sécurité Transfusionnelle et d’Hémovigilance) : préparation, diffusion, suivi quotidien du dépôt, rapport annuel.
- Enquêtes et qualité : constitution des dossiers d’enquête, enregistrement des FEIR (Approach), non-conformités de PSL (Produits Sanguins Labiles), suivi des statistiques.
Approvisionnement (selon affectation)
- Gestion des litiges (réclamations fournisseurs, produits défectueux).
- Suivi des restes à livrer et demandes de devis (collaboration avec les cadres).
- Paramétrage des nouvelles références dans le logiciel de gestion des stocks.
- Commandes et validation des réceptions (collaboration avec la DASL).
- Participation aux inventaires et évaluations fournisseurs.
- Gestion des programmes EEQ (Évaluation Externe de la Qualité) : inscription, suivi, réception.
Vous détenez idéalement le diplôme de secrétaire médical ou toute autre formation qualifiante en secrétariat ou gestion administrative.
Compétences attendues :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels métiers : ORBIS, Hexagone, INLOG, JIM, Approach).
Rigueur, organisation et polyvalence : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Sens du service : accueil, écoute, réactivité.
Autonomie et travail en équipe : collaboration avec les biologistes, cadres, services de soins et fournisseurs.
Connaissance des procédures qualité (accréditation, traçabilité, gestion des non-conformités) appréciée.
Discrétion et respect de la confidentialité (données médicales)
Informations complémentaires :
Poste à pourvoir dès que possible.
CDD de 4 mois – temps plein
26 congés annuels + 14 RTT pour une année pleine de présence
Vos avantages :
L’établissement dispose également d’un service QVT actif.
Salle de sport réservée au personnel
Prise en en charge de 75% du Pass Navigo
Accès au restaurant d’établissement
Comité d’entreprise
Le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil se situe au 40 avenue de Verdun à Créteil.
L’établissement est accessible par :
La ligne 8 du métro : arrêt Créteil Université
Le bus TVM : arrêt Hôpital Intercommunal
Le bus 317 : arrêt Hôpital Intercommunal
En RER : RER A, RER D
Processus du recrutement :
Un entretien téléphonique, puis dans un deuxième temps un entretien réalisé en présentiel .
Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap
