Description Université de Toulouse :
L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.
Créé en 1992, le site Castrais de l’IUT Toulouse Auch Castres est composé de 78 personnels titulaires et de 750 étudiants. Le Site s’étend sur une superficie d’environ 9000 m2, et abrite 5 départements de formation (Chimie, Packaging Emballage Conditionnement, Métiers du Multimédia et de l’Internet, Techniques de Commercialisation, Informatique), un Laboratoire de Recherche interdisciplinaire et une plateforme de tests de transport, ILIPACK.
CV et lettre de motivation obligatoires, à transmettre exclusivement via cette annonce. Toute candidature reçue par un autre moyen ne sera pas traitée.
Le poste de secrétaire pédagogique est directement rattaché au chef de département de formation Métiers du Multimédia et de l’Internet.
Mission 1 : Gestion de la scolarité du département pour les trois années du BUT
Suivre l’étudiant tout au long de son cursus, de son entrée à l’IUT à l’obtention de son diplôme.
Les différentes activités se feront en collaboration avec les directeurs d’études et responsables de parcours.
- Accueillir, renseigner les étudiants, enseignants, vacataires, personnalités extérieures
- Communiquer auprès de tous les acteurs du département (diffusion, informations, affichage…)
- Suivre les inscriptions administratives, saisir des inscriptions pédagogiques, gérer les groupes d’étudiants (APOGEE, SCOL IUT)
- En appui avec la direction des études, gérer les absences et retards, saisir les notes communiquées par la Direction des études, préparer les jurys, établir les attestations de réussite, éditer les procès-verbaux des jurys
- Constituer et assurer le suivi des conventions de stages (en France et à l’étranger) (LEA, PAUL SAB Réseau)
- Organiser la logistique des soutenances
- Apporter un suivi aux étudiants en Formation Continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en 1/3 temps, étrangers
- Être en relation avec les partenaires extérieurs : CROUS,SSE (psychologue, assistante sociale, médecin, infirmière…)
- Apporter une aide dans l’organisation de l’emploi du temps (CELCAT) : participer à l’emploi du temps (réunions, contrôles de rattrapage), gérer les aléas
Mission 2 : Secrétariat de direction et gestion logistique du département
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du département de formation, réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures
Finances :
- Créer et tenir un fichier de recettes/dépenses
- Rédiger et suivre les projets de commandes du département de formation (livraison, relance fournisseurs)
- Gérer les missions liées à l’activité du département en relation avec le gestionnaire financier (Ordres de Missions, frais de missions, signature des documents juridiques)
Secrétariat :
- Gérer les mails du département (courrier entrant : réception et dépouillement, diffusion et traçabilité, contrôle des échéances de certains courriers attendant une réponse, archivage/ courrier sortant : rédaction, diffusion et traçabilité)
- Réaliser des envois de courriers en masse
- Gérer les dossiers vacataires (dossiers SGCE, missions, accueil et logistique…)
- Préparer les convocations des différentes commissions, conseils du département, saisir et diffuser les comptes-rendus
- Organiser les élections du département d’un point de vue administratif
- Diffuser les informations : affichage et publicité interne des décisions, appels à candidature, réunions, formation
- Suivre les éventuelles associations du département : domiciliation, subventions, adhésions
- Apporter une aide pour le suivi des anciens étudiants du département (offres d’emploi, enquêtes…)
Logistique :
- Participer à l’organisation de manifestations : Journées Portes Ouvertes, INFOSUP…
- Participer à l’organisation des élections du département de formation et du site de Castres (mise en place du matériel avec les responsables, tenue du bureau de vote : assesseur à l’occasion, dépouillement…)
- Gérer la logistique du département (fournitures de bureau, location photocopieurs…)
aU
Agent de Catégorie C - Ouvert aux agents titulaires et contractuels
Connaissances :
- Métier du secrétariat, techniques de communication écrite et orale
- Connaissance du système universitaire
Savoir-faire technique :
- Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel), des navigateurs internet (recherches intranet/internet)
- Maîtrise de l’outil APOGEE
- Connaissance des outils universitaires/pédagogiques (CELCAT, SGCE, SIFAC…)
Savoirs comportementaux :
- Sens du Service Public
- Travail en équipe
- Capacité d’adaptation, sens de l’organisation, respect des délais, gestion des aléas
- Autonomie, esprit d’initiative, disponibilité, écoute
