Dans le cadre de son développement, ANHEOL ENERGIES recherche un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION Bureau d’études H/F en CDI.
L’Assistanat classique :
- L’Accueil Téléphonique clients / partenaires / entreprises - Saisie des messages – Transferts des messages
- Gestion du courrier, du classement / Rangement
- Classement documentaire / archivage
- La gestion des rendez-vous et de l’agenda du Responsable de l’entreprise
- Rédaction de compte-rendu, documents et support de présentation pour l’entreprise et la Direction
- Assistance à la vie quotidienne de l’entreprise (commande des fournitures, contrats entretien, accueil des clients et partenaires dans nos locaux, etc…)
Assistance administrative et commerciale :
Le suivi comptable et financier
- VENTE : La saisie des devis clients et la rédaction / constitution des appels d’offres publics et privés (relance des clients, relation administrative…) sous le logiciel Pennylane ou ERP de l’entreprise.
- FACTURATION : L’édition et suivi des factures sous le logiciel Pennylane ou ERP de l’entreprise (suivi de l’indicateur factures, liste et état de la facturation des projets, relance impayés) / La collecte des informations pour facturation des clients auprès de l’équipe (avancement, saisie des temps …)
- ACHAT : Le suivi des factures fournisseurs (échanges avec le cabinet comptable pour la tenue de la comptabilité)
La gestion administrative :
- Suivi des contrats et du personnel
- Assistance au suivi des offres d'emploi et des recrutements
- Contribuer à la gestion des congés, suivi des feuilles de salaires (avec le cabinet comptable).
- Contribuer au suivi des formations : inscriptions , organisation déplacements, demande de prises en charges (OPCO, etc…)
QUALITE :
- QUALIFICATIONS (OPQIBI, AFNOR DPE…) Préparation et suivi des dossiers de qualifications / certifications de l'entreprise /
- Contribuer à la rédaction des procédures et documents qualité de l’entreprise.
- Mise en forme des indicateurs de l’entreprise
- Contribuer à la charte graphique de l’entreprise
Communication :
- Création / animation des supports de communication de l’entreprise (plaquette de présentation, références, dossier presse, articles de presse)
- Gestion de la charte graphique de l’entreprise
- Diffusion de contenu sur le site internet et les réseaux sociaux (animation de l’image numérique de l’entreprise, post linkedin)
- Suivi de l’agenda éditorial de l’entreprise
- Organisation d’évènement pour l’entreprise (petit déjeuner d’affaires, formation des clients, conférence, team building, etc…)
Profil
Vous êtes idéalement issu(e) d'une formation de type BTS/Licence de type Assistant de gestion et d'administration d'entreprise, et vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 5 ans dans l’assistanat de Direction acquise de préférence dans la prestation de services / ingénierie et si possible dans un environnement multi-sociétés. La maitrise du pack office est requise.
Votre rigueur, votre discrétion professionnelle et votre sens du service sont autant d’atouts pour réussir dans ce poste.
- Parfaite maitrise d’Excel, Word et solutions bureautiques
- Parfaite maitrise des logiciels de gestion facturation et ERP
- Bonne maitrise des outils internet, réseau sociaux
- Connaissance appréciée des dossiers de qualifications OPQIBI et AFNOR DPE…
- Connaissance appréciée du secteur du bâtiment et des énergies renouvelables et / ou de l’entreprise de prestations de services / ingénierie.
Vous avez envie de vous impliquer dans le développement de notre entreprise. Vous y contribuez notamment en développant la communication de l’entreprise (présence en ligne / création de supports). Rejoignez-nous !
Rémunération : 27 000,00€ à 32 000,00€ par an
Avantages :
- Intéressement
- Prise en charge du transport quotidien
Lieu du poste : En présentiel
