Coordinateur(trice) Événementiel H/F
Description du poste
Vous êtes avant tout un professionnel de l’accueil et de la réception, mais vous aimez aussi sortir de votre poste, donner un coup de main et participer à la vie du café-hôtel.
Au cœur d’un espace naturel de deux hectares, à deux pas du Château de Versailles, Le Bout du Parc est un Café-Hôtel-Restaurant qui réunit voyageurs, habitants du quartier, entreprises et groupes dans un lieu chaleureux et convivial.
Avec ses 35 chambres, ses 30 chalets, ses 12 dortoirs, son café-restaurant et sa grande terrasse, l’établissement accueille chaque jour une clientèle variée : déjeuner, dîner, séminaires, événements privés, groupes ou afterworks.
Le Bout du Parc fait partie d’Hoscar, une collection de Café-Hôtel-Restaurants à taille humaine, accompagnés par un groupe familial qui place l’humain, la qualité des produits et l’expérience client au cœur de son projet.
Aujourd’hui, nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Événementiel H/F pour rejoindre l’équipe.
Rattachement hiérarchique : Responsable Commerciale et Événementielle / Direction de l’établissement.
Vos missions
- Coordination des événements : Vous assurez la préparation et la coordination opérationnelle des événements accueillis au Bout du Parc : séminaires, réunions, journées d’étude, repas de groupe, afterworks et événements privés. Vous êtes garant(e) du bon déroulement de chaque prestation, de sa préparation jusqu’au départ du client.
- Préparation et suivi des dossiers : En lien avec la Responsable Commerciale et Événementielle, vous assurez que l’ensemble des informations nécessaires à leur réalisation sont correctement renseignées : horaires, nombre de participants, restauration, hébergement, configuration des espaces, matériel et demandes spécifiques.
- Relation client : Vous êtes l’un des interlocuteurs privilégiés du client avant et pendant son événement. Vous confirmez avec lui les derniers détails, anticipez ses besoins et veillez à sa satisfaction tout au long de la prestation.
- Organisation & logistique : Vous coordonnez la préparation des espaces en fonction des besoins de chaque événement : disposition des salles, signalétique, matériel, pauses, restauration et prestations complémentaires. Vous contrôlez que tout soit prêt et conforme avant l’arrivée du client.
- Coordination des équipes : Véritable lien entre les différents services de l’établissement, vous travaillez quotidiennement avec les équipes restauration, cuisine, réception, hébergement et maintenance. Vous vous assurez que chacun dispose des bonnes informations et connaît le déroulé des événements à venir.
- Présence terrain : Vous êtes présent(e) lors des événements et veillez à leur bon déroulement. Disponible et attentif(ve), vous accompagnez le client tout au long de sa prestation et intervenez rapidement lorsque la situation le nécessite.
- Restauration & événements : Une grande partie de nos événements étant liée à la restauration, vous travaillez étroitement avec les équipes cuisine et salle sur l’organisation des petits-déjeuners, pauses, déjeuners, cocktails, afterworks et dîners de groupe.
- Gestion des imprévus : Un changement d’horaire, des participants supplémentaires, une salle à réorganiser ou une demande de dernière minute ? Vous savez garder votre calme, prioriser et trouver rapidement des solutions afin de garantir la qualité de l’expérience client.
- Suivi administratif, facturation & gestion des débiteurs : Vous veillez à la bonne remontée des consommations, prestations supplémentaires et modifications intervenues pendant l’événement afin de garantir une facturation juste et complète des dossiers. Vous assurez également le suivi des débiteurs, contrôlez les règlements, identifiez les factures en attente et effectuez les relances nécessaires en lien avec la Responsable Commerciale et Événementielle et la Direction.
- Développement commercial & ventes additionnelles : Grâce à votre présence auprès des clients, vous identifiez leurs besoins complémentaires et contribuez au développement du chiffre d’affaires : restauration, hébergement, boissons, location d’espaces ou prestations supplémentaires. Vous transmettez également à la Responsable Commerciale et Événementielle les opportunités de futurs événements identifiées sur le terrain.
- Satisfaction & fidélisation : À l’issue des événements, vous recueillez les retours des clients, transmettez les informations importantes aux équipes et contribuez à fidéliser nos entreprises, groupes et organisateurs.
- Amélioration continue : Vous participez activement à l’amélioration de nos process événementiels, de nos outils de coordination et de nos standards afin de rendre l’organisation toujours plus fluide, aussi bien pour nos clients que pour nos équipes.
- Esprit de maison & polyvalence : Le Bout du Parc est un lieu vivant où les différents services travaillent ensemble. Vous n’hésitez pas à apporter votre aide sur le terrain lorsque l’activité le nécessite.* Selon les besoins et les temps forts de l’établissement, vous participez à l’activité du café-restaurant. Vous pouvez être amené(e) à assurer la mise en place et le service du petit-déjeuner, prendre des commandes, servir des boissons ou des plats, débarrasser et veiller à la bonne tenue des espaces. Réactivité, polyvalence, sens du service et esprit d’équipe sont essentiels pour réussir dans ce poste.*
Conditions du poste
- CDI – 39h
- Rémunération : 2274K€ brut annuel, hors ICS
- Poste non logé
- Établissement idéalement desservi par le Tram T13, avec un arrêt en face de l’hôtel et des connexions directes avec le RER C et les lignes Transilien N et U
- Poste basé au Bout du Parc – Versailles
- Travail en présentiel
Pourquoi nous rejoindre ?
Rejoindre
Le Bout du Parc, c’est intégrer un établissement à taille humaine où la
réception occupe une place centrale dans l’expérience client. C’est
aussi l’opportunité de prendre progressivement davantage de
responsabilités et d’évoluer au sein d’un groupe hôtelier indépendant en
plein développement.
Envie de devenir l’un des visages du Bout du Parc et un véritable relais de notre équipe Hébergement ?
Envoyez-nous votre candidature !
Lieu du poste : En présentiel
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 2 274,00€ par mois
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Versailles (78): Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Requis)
Expérience:
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
