CDD 12 mois
Démarrage à compter du 01/10/2026
Catégorie : B Corps : Technicien
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Affectation : Faculté des lettres
Le/la responsable du service de la scolarité est chargé-e la mise en œuvre, du suivi et l’expertise de l’ensemble des procédures et actes concernant la scolarité. Il/elle encadre et anime le service de scolarité. Il/elle assure la communication nécessaire entre ses collègues mais aussi avec l’équipe de direction, les enseignants-chercheurs, les étudiants et les services centraux de l’université relevant de son secteur d’activités.
Activités principales
Encadrer et piloter le service de scolarité
- Organiser le fonctionnement du service de scolarité
- Planifier et coordonner toutes les activités du service de scolarité selon les contraintes du calendrier universitaire
- Assurer la veille réglementaire concernant toutes les activités de scolarité (respect de la législation en vigueur, MECC, jurys)
- Participer aux réunions institutionnelles concernant le domaine de scolarité, notamment du nouveau Réseau des Responsables de Scolarité
- Initier, organiser et animer des réunions de travail ou de coordination, notamment une réunion semestrielle des personnels administratifs des quatre composantes partenaires de la licence Humanités
Appliquer et savoir faire appliquer la règlementation relative à la gestion de la diplomation et des étudiants
- Organiser la campagne des inscriptions pédagogiques avec l’application Limesurvey
- Modéliser le niveau 2 (ou mettre à jour) dans Apogée les structures d’enseignement, les modalités d’évaluation des connaissances et des compétences.
- Modéliser l’Offre de Formation dans l’application ROF et EVA
- Assurer la veille juridique et l’application des textes relatifs aux examens et à la diplomation.
- Accueillir et informer les étudiants et les enseignants dans le domaine des examens
- Etablir le calendrier des examens de licence (épreuves lourdes)
- Superviser le paramétrage de l’application E.candidat (admission des étudiants en licence et master)
- Superviser le calendrier des RV étudiants pour les inscriptions administratives avec l’application APOGEST
- Déléguer la gestion des dossiers d’admission (avant et après les commissions pédagogiques)
- Préparer les jurys de diplômes et participer aux séances des jurys (suppléance des gestionnaires)
- Organiser la gestion des résultats
- Gérer les problèmes liés aux résultats
Assurer le rôle d’animateur au sein de l’équipe de scolarité
- Animer et assurer la coordination des activités de l’équipe « Scolarité » de la composante (5 gestionnaires).
- Organiser des réunions de travail et de réflexion sur les activités de scolarité (harmonisation des méthodes de travail, intégration des nouveautés, résolution des problèmes rencontrés…)
- Etre une personne ressource dans le service de scolarité pour tous types de situation (problèmes techniques, réglementaires, conflits à prévenir ou à résoudre…)
Participer à la gestion des salles et des emplois du temps
- Superviser la réservation des salles nécessaires aux enseignements, aux contrôles continus, épreuves lourdes, aux examens, rattrapages de cours avec le logiciel ADE et en assurer une partie
- Réserver les salles lors de manifestations ponctuelles organisées dans le cadre des enseignements dispensés à la Faculté
Etre la référente Egalité de la composante
Activités associées
Participer à la gestion des ressources humaines
- Recruter des vacataires pour les inscriptions administratives et les surveillances d’épreuves aménagées pour les étudiants en situation de handicap
- Planifier, organiser et superviser le travail des vacataires
- Former ou apporter un complément de formation aux vacataires recrutés
- Apporter une aide technique et pratique à une nouvelle collègue, le cas échéant.
- Mener les entretiens professionnels et de formation des agents du service de scolarité
- Gérer les demandes de télétravail (dont entretiens) dans le respect de la réglementation et les nécessités de service.
- Elaborer le planning de présence hebdomadaire de l’équipe de scolarité et en assurer la diffusion.
- Gérer les horaires hebdomadaires des agents de l’équipe de scolarité
- Pré-valider les jours de congé et de télétravail des agents de l’équipe de scolarité
- Contrôler les heures supplémentaires et les récupérations
- Assurer le suivi de la formation continue des agents
- Dans le cadre des campagnes d’avancement et de concours, relecture des rapports d’activité et rédaction des rapports d’aptitude professionnelle.
Participer à la gestion administrative de la Faculté
- Répondre à toute demande ponctuelle des supérieurs hiérarchiques (Doyen, Responsable administratif) relevant de sa compétence
- Représenter le Doyen ou la responsable administrative, le cas échéant
- Participer aux réunions institutionnelles de l’Université ou de la Faculté (Conseil de Faculté, conseils de perfectionnement, réunions liées à la scolarité)
- Être référente Ametys dans le cadre de l’élaboration de la nouvelle offre de formation
a) Savoir sur l’environnement professionnel
- Avoir une très bonne connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de la composante, de l’Université et de l’Enseignement Supérieur
- Avoir une très bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité, en particulier des cursus d’études et des modalités d’évaluation des connaissances et des compétences
- Maîtriser l’expression orale et écrite
- Maîtriser l’utilisation de logiciels informatiques et bureautiques
b) Savoir-faire opérationnel
- Maîtriser l’expression orale et écrite
- Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques [Apogée, ADE, EVA, AMETYS, P4P, Limesurvey, Moodle, procédure Centre Etudes de France (CAMPUS France)]
- Savoir appliquer la réglementation au domaine de la scolarité (Inscriptions, évaluations, absences, RSE, etc.)
- Maîtriser les techniques de management
- Savoir anticiper, planifier et organiser les activités liées au domaine de la scolarité
- Savoir rendre compte de son travail
- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du service.
- Connaître le domaine d’intervention du responsable administratif et du Doyen
c) Savoir-faire comportemental
- Etre rigoureux.se et organisé.e
- Savoir prioriser ses missions
- Savoir intégrer et faire intégrer les innovations et les réformes
- Faire preuve de qualités d’écoute et de sens de la diplomatie
- Avoir l’esprit d’équipe
- Savoir travailler en mode collaboratif
- Etre réactif.ve
Grande disponibilité nécessaire tout au long de l’année universitaire et encore plus particulièrement à la rentrée et lors des périodes d’examen, ainsi que lors de la préparation de la nouvelle offre de formation (contrats quinquennaux) et de sa mise en place.
Pour postuler, veuillez adresser votre CV et lettre de motivation au plus tard le 21/08/2026 à l'adresse suivante : [email protected]
