Descriptif
AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE - ALTERNANT
Description des structures :
Le Groupe Hospitalier Public du Sud de l'Oise est un établissement de santé bi-site avec des activités de médicine chirurgie et obstétrique sur Creil et Senlis.
Intitulé du poste
Apprenti au sein du service de la Direction des ressources humaines
Service
La Direction des Ressources Humaines s'occupe de la gestion du personnel non médical de l'établissement
Maitre d'apprentissage : Nicolas CHARLES, Responsable des Ressources Humaines
Liens fonctionnels : Attachés et professionnels de la DRH
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Mission principale
Assurer un appui administratif et organisationnel à la Direction des Ressources Humaines, en garantissant le traitement, le suivi et la coordination des activités liées aux processus RH, tout en assurant l'accueil et le support aux utilisateurs.
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Activités principales
1. En lien avec les services RH/Paie et Carrières
Participation aux missions du secrétariat : Remplacement de la Secrétaire de Direction (accueil et téléphone), Enregistrement du courrier PNM, identification des interlocuteurs et distribution, Classement des éléments administratifs dans les dossiers, numérisation des pièces administratives
Transmission des dossiers administratifs : complétude des dossiers (classement, GED) et copie pour envoi aux établissements concernés, mises sous plis de certains courriers.
Gestion des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale
Constitution des Dossiers vacataires : vérification des pièces dans le dossier, demande de B2 et relances
Création et renouvellement des badges pour l'ensemble du personnel PNM : (commande du matériel, lien avec la Sécurité, lien avec l'Economat)
Mise à jour du Plan Blanc : vérification de tous les numéros et mails des agents)
2. En lien avec le service formation
Assurer l'accueil : physique et téléphonique du public et des agents
Gestion de la boite email générique : assurer le tri et l'aiguillage des messages
Gestion des formations : assurer la programmation, les demandes de devis, la diffusion des affiches et la préparation logistique, prendre en charge le traitement des factures, centraliser les feuilles d'émargement et questionnaires de satisfaction, préparer les ordres de mission si besoin
Campagne des entretiens annuels : participer au tri logistique et le dispatch nominatif des documents
GESFORM : Utilisation possible
Projets de service : participer à leurs développements
Participation possible aux réunions de service
Compétences requises
Compétences techniques
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Gestion des appels téléphoniques et accueil administratif
Compétences relationnelles
Ecoute active et posture bienveillante
Respect du cadre éthique et du secret professionnel
Informations complémentaires : Restauration sur place - Parking du personnel
Diplôme ou niveau souhaité : BAC / BTS / Licence
