À propos du poste
L’IHU ICAN recherche un(e) Gestionnaire administratif(ve) en recherche clinique pour son pôle de recherche clinique.
Le (la) gestionnaire administratif(ve) en recherche clinique assure la gestion administrative et financière tout au long du cycle de vie des études. Il(elle) contribue à la sécurisation des processus administratifs et financiers, au respect des engagements contractuels et au bon fonctionnement du plateau d'investigation clinique.
Il(elle) apporte un appui opérationnel aux équipes de recherche, en lien avec les services supports, afin de faciliter la mise en œuvre, le suivi et la clôture des études dans le respect des procédures en vigueur.
Responsabilités
Le Pôle de recherche clinique regroupe un plateau d’investigation clinique et un plateau de recherche en imagerie composés d’une équipe de 18 TECs, 4 médecins, 2 IDEs, 2 MER, une responsable adjointe aux opérations cliniques et une responsable opérationnelle en imagerie.
Le pôle prend en charge 80 protocoles de recherche répartis sur les 2 plateaux techniques possédant chacun une autorisation de lieu de recherches.
Au sein du pôle de recherche clinique, le (la) Gestionnaire administratif(ve) en recherche clinique aura pour mission :
- D’assurer la gestion de la facturation des études cliniques du pôle
- Créer et maintenir les dossiers de facturation
- Archiver les documents contractuels et justificatifs
- Vérifier les éléments déclencheurs de facturation (visites réalisées, jalons atteints, livrables validés, etc.)
- Etablir les devis et les factures des études cliniques conformément aux contrats, conventions et aux échéances contractuelles
- Suivre les échéances contractuelles (factures intermédiaires, avenants, et clôture des études)
- Assurer le suivi budgétaire des projets de recherche
- Création et mise à jour des tableaux de suivi des études dans un tableur ou logiciel dédié
- Mise à jour des logiciels de suivi de l’activité
- D’assurer le suivi financier des études
- En lien avec le pôle financier, suivre les paiements, les imputations comptables et les soldes des projets
- Participer aux opérations de clôture des études avec les promoteurs
- Participer aux relances nécessaires au recouvrement des factures
- Réaliser le rapprochement entre les activités réalisées et les montants facturés
- Identifier les écarts entre budget prévisionnel et facturation réalisée
- De participer au pilotage de l'activité du pôle
- Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord d'activité et de facturation
- Produire un reporting financier régulier auprès du responsable de pôle et du pôle financier
- Participer avec le (la) responsable de pôle à l'élaboration du budget prévisionnel et au suivi de son exécution
- Identifier les écarts et alerter le responsable sur les situations nécessitant une action
- De contribuer au fonctionnement administratif du plateau d’investigation clinique
- Participer à la gestion administrative quotidienne du plateau d'investigation clinique
- Contribuer aux achats et au suivi des commandes du service, en lien avec le responsable de pôle
- Assurer le suivi administratif des opérations de maintenance des équipements, en lien avec le responsable de pôle
- Assurer l'enregistrement et le suivi des équipements dans le système qualité
- Participer à la démarche qualité et à la vie du pôle
Ce poste est à pourvoir dès que possible au sein du pôle de recherche clinique de l’IHU-ICAN.
Relations fonctionnelles
En interne
- Responsable du pôle de Recherche clinique
- Responsable adjointe aux opérations cliniques
- Responsable opérationnelle du plateau d’imagerie
- Responsable administratif et financier
- Technicien d’études cliniques et investigateurs
- Service achats
- Service qualité
- Services techniques de l’hôpital
En externe
- Promoteurs industriels, académiques et CRO
- Fournisseurs
- Prestataires de maintenance
Profil recherché
Formation et expérience :
Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, comptabilité, gestion des organisations, recherche clinique ou domaine équivalent
Une première expérience en recherche clinique ou en établissement de santé est fortement appréciée
- Maîtrise du Pack Office (Excel niveau avancé apprécié)
- Anglais scientifique (lecture et échanges professionnels)
- Une expérience en management de la qualité est un plus
Compétences :
- Assurer le suivi administratif et financier de plusieurs projets simultanément
- Élaborer des tableaux de bord et réaliser des reportings
- Prioriser les activités en fonction des échéances
- Analyser des données budgétaires
- Travailler en transversalité avec de multiples interlocuteurs
Qualités attendues pour ce poste
- Excellente expression orale et écrite
- Sens de l’organisation, rigueur et efficacité
- Sens de la communication
- Esprit d’équipe
- · Fiabilité
- Autonomie
Informations complémentaires :
Le pôle de recherche clinique étant situé au sein de l’hôpital de la Pitié Salpêtrière, le (la) candidat(e) sera soumis(e) aux règles de travail en milieu hospitalier et notamment en termes d’obligation vaccinale et de respect de la charte de la laïcité dans les services publics.
Dans le cadre de la procédure de recrutement, l’IHU-ICAN conserve les données personnelles que vous lui communiquez lors de votre candidature (nom, prénom, données professionnelles, C.V.) et les communique aux personnes concernées par la sélection des candidats (RH, départements concernés, conseil d’administration). La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime (art 6f RGPD) de l’IHU-ICAN. Ces données seront ensuite archivées pour une durée de 5 ans. Vos données sont également conservées par le site Internet utilisé pour votre candidature, auprès duquel vous pouvez prendre connaissance des conditions de conservation de vos données personnelles. Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement des données utilisées dans le cadre de ce traitement, ainsi que le droit à la restriction ou vous opposez, tels que prévus par les articles 17 à 24 du RGPD. Ces droits s’exercent auprès du délégué à la protection des données de l’IHU-ICAN à l’adresse suivante : mesdonnees[at]ican-institute.org. Si vous estimez, après avoir contacté l’IHU-ICAN, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez d’une voie de recours auprès de la CNIL (cnil.fr).
Avantages :
- Aide au logement
- Restaurant d'entreprise
- RTT
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
