FICHE DE POSTE – ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE POLYVALENT(E)
PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT
Le Radisson Blu Hotel Montpellier est un hôtel 4 étoiles idéalement situé au cœur de Montpellier, à proximité immédiate du centre historique, de la Place de la Comédie et face au Palais des Congrès Le Corum. L'établissement dispose de 144 chambres et suites, d'espaces de séminaires et de conférences, d'un restaurant, d'une piscine extérieure et d'équipements dédiés à une clientèle d'affaires et de loisirs. Grâce à sa situation stratégique et à la qualité de ses prestations, l'hôtel accueille une clientèle nationale et internationale exigeante.
Dans ce contexte, l'Assistant(e) Administrative occupe un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'établissement. Véritable relais de la Direction, il/elle contribue à la gestion administrative, RH, comptable, et à la coordination des services supports, dans le respect des standards de qualité et d'excellence du groupe Radisson Blu.
Cette fonction requiert rigueur, polyvalence, sens du service et capacité à évoluer dans un environnement hôtelier dynamique où l'expérience client et l'efficacité opérationnelle sont au cœur des priorités.
INTITULE ET CARATERISTIQUES DU POSTE
Assistant(e) de Direction Polyvalent(e)
Rattachement hiérarchique: sous l'autorité directe de la Direction Générale.
MISSION PRINCIPALE
L’Assistant(e) administrative évoluera sous la supervision de la Directrice Générale et l’assistera dans ses fonctions lors de tâches quotidiennes, mensuelles ou annuelles administratives ou de l’ordre des ressources humaines.
TACHES ET RESPONSABILITES
Administration quotidienne
- Assure l’affichage divers dans l’établissement (lieux publics clients et lieux internes).
- S’assure que les chefs de services prévoient les formations obligatoires et non obligatoires en concordance avec les accords de branche.
- Entretien les relations avec les écoles hôtelières pour des demandes de stages et visites d’établissement.
- Effectue l’induction de chaque nouvel entrant avec présentation PPT, tour du bâtiment, signature de documents administratifs et présentation aux équipes.
Administration ponctuelle
- Suit et résilie au besoin les contrats des différents prestataires de son secteur.
- Gère et assure un suivi pour les audits tels que classement hôtelier, audit, audit Qualité Tourisme, clé verte.
- Gère l’attribution et la gestion des vestiaires salariés.
- Affiche le planning mensuel de façon hebdomadaire.
- Affiche les résultats CA et RPS de façon mensuelle.
Responsabilités RH
- Vérifie de façon hebdomadaire les horaires des employés et extras sur al badgeuse.
- Contrôle le planning légal, le nombre de repos, récupération…
- Enregistre sous la GED des arrêts de travail et autres documents, courriers liés aux dossiers du salarié : acompte, changement de situation personnelle, carrière, augmentation, avenant…
- Classe et organise les dossiers papiers et informatiques des salariés et sous la GED dans Silae
- Crée les fiches salariées sur le logiciel de gestion RH en attribuant les numéros d’immatriculation et l’affectation du service
- Met à jour les entrées et les sorties sur Lamster
- Déclare sur le site internet https://www.due.urssaf.fr/ les nouveaux arrivants et imprime les contrats de travail pour transmission aux Chefs de Service
- Inscrit les salariés auprès de la médecine du travail et suit les échéances obligatoires (embauche, suivi renforcé, reprise etc)
- Inscrit les salariés sur l’extranet de la mutuelle pour toute nouvelle adhésion
- Etablit les contrats et avenants de travail, renouvellement et rupture de période d’essai, prépare les courriers divers (ex : disciplinaire, prise d’acte, note interne RH/Direction, demande de justificatif …)
- Gère et suit les procédures ponctuelles (ex : rupture conventionnelle, abandon de poste, délai de prévenance et fin de période d’essai …)
- Assure le suivi des dossiers administratifs des salariés et les échéances de validité des titres de séjour.
Préparation de la paie
- Mise à jour du document de prépa-paie en fonction des changements du mois (absence, arrêt de travail, départ, arrivée, carrière, fonction …)
- Vérifie et s’assure des variables de planning de chaque service,
- Transmet au gestionnaire de paie et à la direction les éléments relatifs à la paie
Recrutement
- Poste les offres d’emploi sur les différents canaux (France Travail, Indeed, LinkedIn)
Relation clientèle
D’excellente présentation, il/elle doit constamment veiller à faire preuve d’amabilité et de courtoisie avec l’ensemble des personnes qu’il peut être amené à rencontrer au cours de l’exercice de son activité. Ces contacts peuvent être aussi bien téléphoniques que physiques auprès de collègues ou clients de l’hôtel.
Finance/ Budgets
- Il/elle manifeste en permanence dans l’exercice de son activité la prise en compte de l’intérêt de l’entreprise, dans le respect des budgets et procédures en vigueur au sein de l’établissement.
- Suit la facturation : impression des devis et factures, calcul des ventilations pour validation par les Chefs de Service, scan dans le logiciel comptable, vérification de la bonne réception de toutes les factures contractuelles et régulières.
- Aide la comptabilité au rapprochement du GL en cas d’absence de facture, ainsi que les comptes en attente.
- Suit de façon mensuelle, trimestrielle et annuelle les factures frais généraux et compte courant.
- Archive les devis, bons de livraisons et factures selon les procédures en vigueur.
Communication
- Veille constamment à une communication courtoise et claire envers les clients avec lesquels il/elle est en contact et avec l’ensemble de ses collègues de travail
- Démontre en permanence un esprit positif tout en apportant un soutien empathique à ses collègues.
Divers
- Soucieux d’améliorer constamment l’efficacité et l’organisation, il/elle apporte, après accord de sa hiérarchie, selon l’importance des changements, toute modification qu’il/elle jugera utile dans l’organisation ou les méthodes de travail, après s’être assuré de la conformité des nouvelles règles avec les procédures en vigueur
- Il/elle applique et fait appliquer toutes les procédures en vigueur
- Il/elle informe sa hiérarchie de tout incident ou problème survenu dans le déroulement de son travail, en particulier ceux qu’il/elle n’aura pas été en mesure de résoudre ou dont l’importance le justifie, qu’il/elle s’agisse de problèmes relatifs au travail ou au personnel
LIAISONS OPERATIONNELLES
- Internes: avec l’ensemble des départements de l’établissement
- Externes: avec les salariés, les fournisseurs et les clients de l’hôtel
COMPETENCES REQUISES
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Google Workspace) et logiciels de gestion du personnel.
- Connaissances en administration du personnel et réglementation sociale.
- Notions de comptabilité générale et de gestion administrative.
- Capacité à suivre des contrats et des tableaux de bord.
- Maîtrise des outils de gestion documentaire et d'inventaire.
- Excellent niveau de français tant à l’écrit qu’à l’oral
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation et de la planification.
- Rigueur et fiabilité.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Polyvalence et autonomie.
- Bon relationnel, esprit de service, disponiibilité.
- Capacité à gérer les priorités et les urgences.
- Force de propositions
- Savoir rechercher en permanence les solutions les mieux adaptées aux problèmes rencontrés
Profil recherché
- Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, ressources humaines ou comptabilité.
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire.
- Une expérience dans un environnement PME serait appréciée.
Conditions d'exercice
- Contrat : CDI.
- Temps de travail : Temps partiel 25 h.
- Lieu : A l’hôtel
- Rémunération : Selon profil et expérience.
Rémunération : à partir de 24 677,48€ par an
Lieu du poste : En présentiel
