Au sein du service des ressources humaines, composé d’une vingtaine d’agents, l’assistant(e) de gestion RH contribue à la gestion administrative des dossiers du personnel et au bon suivi des actes de gestion liés à la carrière, aux absences, au temps de travail et aux départs des agents. Le poste est rattaché à l’adjointe à la cheffe de service en charge du pilotage de la masse salariale, de la gestion administrative et de la paie, ainsi qu’au responsable du pôle paie et administration du personnel.
Dans un contexte de changement du logiciel de gestion des ressources humaines et de la paie, le poste vise également à renforcer l’équipe afin de garantir la continuité des missions courantes, de fiabiliser les données RH et de contribuer aux contrôles nécessaires au démarrage du nouveau SIRH.
1. Appuyer l’équipe dans la gestion administrative des dossiers agents
- Créer et gérer les habilitations associées, selon les procédures en vigueur.
- Établir les pièces contractuelles, décisions et documents administratifs liés à la situation statutaire ou contractuelle des agents.
- Traiter les demandes d’autorisation de cumul d’activités et produire les autorisations correspondantes.
- Gérer les formalités administratives liées aux départs : documents de fin de contrat, attestations employeur et pièces associées.
- Constituer, mettre à jour et fiabiliser les dossiers agents dans le SIRH.
2. Participer au suivi du temps de travail
- Assurer le suivi administratif des arrêts maladie et du calendrier médical des agents concernés.
- Organiser les visites médicales de reprise, notamment après les arrêts de longue durée, les temps partiels thérapeutiques ou les congés maternité, en lien avec les interlocuteurs compétents.
- Mettre à jour les droits à congés et autorisations d’absence conformément à la réglementation applicable.
- Suivre les heures supplémentaires déclarées et validées par les managers, puis alimenter les compteurs de récupération correspondants.
3. Contribuer au déploiement du nouveau SIRH
- Participer aux opérations de double saisie et aux vérifications nécessaires à la sécurisation de la paie.
- Contribuer au contrôle des bulletins de paie, en lien avec les gestionnaires concernés.
- Réaliser les tests fonctionnels prévus dans les scénarios de recette et formaliser les contrôles effectués.
- Vérifier les données administratives et statutaires reprises dans le nouveau logiciel et contribuer aux corrections nécessaires.
- Participer à l’intégration et à l’archivage des documents RH dans le nouveau SIRH le cas échéant.
4. Participer à l’archivage et à la dématérialisation des dossiers du personnel
- Préparer les dossiers du personnel en vue de leur classement, de leur fiabilisation et de leur dématérialisation.
- Veiller à la conformité des dossiers avec les règles d’archivage applicables à la HAS.
- Contribuer à la constitution de dossiers agents uniques, structurés et exploitables dans les outils RH.
