EMPLOYEUR ET CONTEXTE DU POSTE
L'association Communauté Professionnelle Territoriale de Santé (CPTS) de l’Entre Fleuves est une association Loi 1901 qui regroupe les professionnels libéraux du territoire d’Ambarès-et- Lagrave, Ambès, Artigues-près-Bordeaux, Bassens, Beychac-et-Caillau, Carbon-Blanc, Izon, Montussan, Saint-Loubès, Saint-Louis-de-Montferrand, Saint-Sulpice-et-Cameyrac, Saint- Vincent-de-Paul, Sainte-Eulalie et Yvrac. Son AG Constitutive a eu lieu le 15.01.2023. Le conseil d’administration est composé de 11 professionnels de santé (infirmiers, pharmaciens, kinésithérapeutes, médecin…). Le bureau est constitué de 6 d’entre eux.
Cette association a pour objet, sur le Territoire de santé CPTS ENTRE FLEUVES :
- D’accompagner le développement de l’exercice coordonné des acteurs de santé au niveau du Territoire, de favoriser les relations interprofessionnelles et de faire de la CPTS un lieu d’accueil et de formation pour les nouvelles générations ;
- De contribuer, en complémentarité avec les structures de proximité existantes, à la mise en œuvre du projet de santé de la Communauté Professionnelle Territoriale de Santé en conformité avec son projet de santé
- D’organiser à ce titre une réponse aux besoins de santé sur le Territoire
- D’améliorer l’offre de soins de proximité par la structuration de l’exercice coordonné des acteurs de soins médicaux et sociaux sur le Territoire
- De proposer et réaliser des actions tendant à la formation des acteurs du dispositif CPTS
- De pourvoir au financement du dispositif CPTS
MISSIONS DU POSTE
Le (la) Secrétaire Administratif(ve) exerce les missions suivantes sous l’autorité du Bureau de la CPTS et en collaboration avec le (la) Coordinateur(trice) :
MISSION 1 : ACCOMPAGNER LES GROUPES DE MISSIONS
- Accompagner les pilotes et membres des groupes de missions dans leurs démarches administratives et logistiques suivant les sollicitations du (de la) Coordinateur(trice) (référencement des partenaires, prospection de salles, demande de devis etc…)
Accès aux soins :
- Assurer l’accueil téléphonique et/ou physique des usagers, professionnels et partenaires.
- Recueillir, orienter et transmettre les demandes liées à l’accès aux soins.
- Participer à la coordination des parcours et à la fluidité des échanges entre professionnels.
- Suivre les sollicitations en lien avec les dispositifs d’accès aux soins.
- Mettre à jour les tableaux de suivi, listes de contacts et outils de coordination.
- Alerter la hiérarchie ou les référents concernés en cas de situation complexe ou urgente.
MISSION 2 : ASSURER LE SECRETARIAT DE L’ASSOCIATION
Secrétariat téléphonique
- Réception des appels téléphoniques entrants.
- Prise de messages et orientation vers les bons interlocuteurs.
- Traitement de demandes simples par téléphone.
Gestion des communications écrites (courriels et courriers)
- Réception, tri, traitement et archivage des messages électroniques (boîte mail du secrétariat de la CPTS) et du courrier postal.
- Réorientation des demandes vers les interlocuteurs compétents (Coordinateur.trice, membres du Bureau, professionnels de santé, partenaires...)
- Réponse aux sollicitations simples ou de premier niveau, dans les limites de son périmètre
- Rédaction de courriers standards et spécifiques à la demande du (de la)
Coordinateur.trice et/ou du Bureau de la CPTS
- Soumission systématique des courriers rédigés à la validation du (de la)
Coordinateur.trice et/ou du Président.e avant envoi
- Suivi des échanges et relances si nécessaire
- Classement et archivage numérique des échanges et documents associés
Traitement des formulaires de contact du site internet
- Suivi et gestion des demandes via le site web de la CPTS
- Classement et transmission des demandes aux personnes concernées (Coordinnateur.trice, membre du Bureau…)
- Suivi de la réponse apportée si nécessaire
Rédaction des notes d’honoraires et suivi des règlements
- Collecte des relevés d’activité et des frais kilométriques des intervenants ou adhérents de la CPTS chaque fin de trimestre.
- Élaboration des notes d’honoraires à partir des éléments transmis
- Transmission des notes d’honoraires au Trésorier pour paiement
- Suivi des règlements en lien avec le Trésorier (vérification des paiements, relances si nécessaire)
- Classement et archivage des justificatifs dans le Drive de la CPTS
Tâches administratives diverses
- Contribuer à la diffusion d’informations auprès des membres et partenaires.
- Rédaction de comptes-rendus simples ou notes administratives
- Suivi de tableaux de bord (Excel ou outil équivalent)
- Classement, archivage numérique, mise à jour de dossiers partagés
Les listes des ces missions ne sont pas exhaustives et seront susceptible d’évoluer.
Rémunération : 1 850,00€ à 2 173,00€ par mois
Lieu du poste : Télétravail
