La Mission Locale Rurale Centre et Sud Vienne recrute un(e ) Agent administratif et Chargé(e) d’accueil pour l’antenne de Civray. Suite à une mise à disposition d’une salariée, la MLRCSV a besoin de renforcer son équipe administrative durant cette période.
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice et fonctionnelle de la Responsable de secteur, il - elle assure un accueil physique et téléphonique des jeunes de 16 à 25 ans, assure la gestion administrative des dispositifs d’accompagnement de la Mission Locale.
Descriptif de la mission
→ Accueillir le public
- Accueillir, prendre en compte tout public qui s’adresse à la structure
- Instaurer une relation de respect mutuel
- S’assurer de la confidentialité de certaines situations et de la transmission confidentielle de certaines informations
- Gérer le flux, les temps d’attente et en informer le professionnel concerné
→ Informer, recueillir la demande et orienter
- Recueillir les informations relatives à la situation individuelle du jeune, au moyen d’un questionnement et d’une observation adaptés
- Orienter le jeune, en fonction de sa situation et de ses besoins, vers l’interlocuteur interne pertinent
→ Animer, organiser un espace d’accueil et d’information et documenter
- Aménager les lieux de passage, les espaces collectifs et créer une signalétique adaptée (gestion ordinateur libre service)
- Gérer les tableaux d’affichage
- Accompagner le public à remplir un document administratif, à rédiger un courrier
- Collecter, synthétiser et diffuser l’information sur les supports adaptés et innovants
→ Assurer un suivi administratif
- Constituer et mettre à jour les dossiers des jeunes sur le logiciel métiers numérique (Instruction administrative des PACEA, CEJ)
- Transmettre les informations administratives aux organismes partenaires (ASP, France Travail) et aux CISP, coordonner la planification des ateliers collectifs et être le référent administratif des partenaires intervenants.
- Organiser les invitations et les convocations pour un entretien, une réunion d’information collective, une action particulière, en fonction des plannings (réservation de salle)
- Participer aux Commissions des dispositifs
- Rédaction de compte rendu
Profil
Savoir faire :
· Techniques d’accueil et de gestion de public
· Techniques de secrétariat et de gestion administrative
· Gestion standard
· Maîtriser les logiciels bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, Outlook (agenda et messagerie), Teams, Zoom.
· Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée
· Activités liées à l’insertion professionnelle des jeunes serait un plus
Savoir-être :
· Sens du contact – Qualités relationnelles
· Capacité d’écoute, discrétion
· Capacité à gérer des situations complexes
· Capacité à travailler en équipe
· Savoir gérer les priorités
· Rigueur et sens de l’organisation
· Capacité d’autonomie et d’initiative
· Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
· Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat exigée.
· Maîtrise des logiciels bureautiques.
· Niveau bac domaine administratif ou +
Rémunération : 1 300,00€ à 1 500,00€ par mois
Formation:
- Baccalauréat / Niveau bac (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
