– Accueillir physiquement et par téléphone les patients, les familles et autres intervenants (médecin de ville, laboratoire) en fournissant des informations pertinentes dans son domaine de compétence.
– Assurer le bon fonctionnement et l'organisation d'un secrétariat, incluant la dactylographie, les tâches de bureautique et les tâches administratives courantes.
– Vérifier les mouvements quotidiens : assurer le suivi des entrées et sorties journalières et signaler toute anomalie si nécessaire.
– Prendre les rendez-vous.
– Numériser et classer les documents conformément à la procédure de l'établissement.
– Programmer les interventions chirurgicales dans sa spécialité.
– Préparer et participer aux réunions de staff si nécessaire.
– Transmettre les éléments en lien avec les AMA RCP (Réunion de Concertation Pluridisciplinaire).
– Gérer administrativement les transferts intra et extra hospitaliers des patients : préparer et vérifier la complétude des dossiers de transfert (CRH, lettre de liaison, PTAH si nécessaire, ordonnance).
– Gérer les tableaux de suivi des activités du service.
– Saisir, optimiser, et vérifier l'exhaustivité du codage.
– Assurer le secrétariat de chefferie de service, incluant la gestion des listes de garde et des tableaux de service.
– Assurer le lien avec l’AMA pour la réclamation des dossiers des usagers et prendre en charge cette tâche en cas d'absence de l'AMA.
– Gérer les dossiers médicaux : numériser et classer les examens complémentaires et courriers extérieurs, organiser le contenu du dossier, et gérer le mouvement des dossiers d'archives via le logiciel Mo-archives.
– Effectuer les différentes demandes logistiques, informatiques et techniques (GMAO, GLPI, MAGH2).
– Encadrer les stagiaires en secrétariat médical : assurer le tutorat, évaluer et valider les stages sous la supervision de la coordinatrice des AMA.
– Participer à l'activité des autres secrétariats de l'établissement, en apportant une aide à la frappe ou en remplaçant en cas d'absence.
– Participer aux réunions de service et/ou aux groupes de travail au sein de l'unité et de l'établissement.
