Présentation de l'établissement : La Mutuelle Nationale du Bien Vieillir (MBV) recrute pour son EHPAD un(e) Agent Administration & Accueil en CDI selon profil. L’établissement, implanté à proximité d’un centre-ville ou d’un pôle résidentiel, accueille des personnes âgées et veille à garantir un accueil chaleureux, une gestion administrative rigoureuse et un bon fonctionnement du secrétariat pour faciliter le quotidien des résident·e·s, des familles et des équipes.
Vos missions principales sont les suivantes :
Assurer l’accueil physique et téléphonique des résident·e·s, des proches et des prestataires avec courtoisie et confidentialité ;
Gérer les admissions, sorties et transferts : constitution et suivi des dossiers administratifs, enregistrement des pièces justificatives et informations nécessaires au séjour ;
Réaliser le suivi administratif courant : saisie et mise à jour des bases, gestion du courrier, envois et réception des courriers et courriels, classement et archivage ;
Assurer la facturation et le suivi des paiements en lien avec le service comptable : préparation des éléments, relances et transmission des pièces justificatives ;
Établir et tenir à jour les plannings et listes de présence du personnel non médical et des intervenant·e·s extérieurs ;
Gérer les rendez-vous et l’agenda des permanences administratives, organiser les réunions et participer à leur préparation logistique ;
Orienter et informer les familles et les résident·e·s sur les démarches administratives, les droits et prestations (aides sociales, démarches CNAM, mutuelle) ;
Travailler en collaboration avec les équipes soignantes, la direction et les services transverses pour garantir la continuité de l’information et la qualité du service rendu ;
Respecter la confidentialité, les règles de protection des données personnelles (RGPD) et les procédures internes ;
Participer à l’amélioration des procédures administratives et des outils d’accueil, et contribuer à des projets locaux (qualité de l’accueil, relations familles, communication interne).
Profil recherché : Vous disposez d’une formation administrative (Bac pro, BTS Support à l’action managériale, gestion, secrétariat) ou d’une expérience significative sur un poste similaire en établissement médico-social, EHPAD ou structure hospitalière. Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, messagerie) et aisance avec les applications de gestion administrative. Connaissances des questions liées au secteur médico-social appréciées.
Qualités requises : Rigueur, sens de l’organisation, autonomie et sens du service. Excellentes qualités relationnelles et sens de l’écoute pour accueillir et accompagner les résident·e·s et leurs proches. Discrétion et respect de la confidentialité. Capacité à travailler en équipe et à prioriser les tâches.
Organisation du travail : Poste proposé en CDI, temps plein ou temps partiel selon profil. Horaires de journée avec possibilité d’astreintes ponctuelles lors d’événements ou d’organisations particulières. Travail en lien étroit avec la direction et les équipes soignantes.
Rémunération : Selon profil et expérience, complétée par les éléments variables éventuels (primes, heures supplémentaires).
Avantages : Mutuelle et prévoyance, formations professionnelles, restauration à tarif préférentiel, action logement, CSE, participation à des projets innovants et collaboratifs en faveur du bien-être des résident·e·s.
Comment postuler : Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation en précisant la référence de l’offre via notre formulaire de candidature ou à l’adresse indiquée dans l’annonce. Les candidatures seront examinées en continu.
