Missions et activités
Accueil et gestion courante :
- Gestion et suivi de l'agenda du Directeur Général et de la directrice générale adjointe ; gestion des réunions : planification, réservation salle, envoi ordre du jour, dossiers et compte-rendu ;
- Assurer un appui administratif et logistique rigoureux sur le périmètre des établissements en direction commune pour les instances et réunions institutionnelles, et la Clinique Herbert pour les instances ;
- Relations avec les usagers : Accueil physique et téléphonique (réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques)
- Assurer la fonction d’interface relationnelle et opérationnelle auprès des collaborateurs idoines et interlocuteurs externes ;
- Réception, enregistrement, traitement du courrier postal et électronique (rédaction/mise en forme) ainsi que gestion du courrier au départ (saisie, mise en forme, diffusion, classement et archivage des courriers) – dont vigilance concernant le dossier Telerecours
- Recueillir, analyser l’information arrivant à la direction générale et la restituer en fonction de sa pertinence et des priorités ;
- Tenir à jour les dossiers dématérialisés du service et notamment ceux partagés avec les membres du CODIR (DG CODIR, DG instances, DG encadrement, …) ;
- Support au pdt CME (organisation de réunions…)
- Rédaction et/ou diffusion des notes d’information et de service ; Rédaction et mise à jour de documents, procédures et protocoles relatif à la direction générale et intégration dans la GED ;
- Suivi de dossiers relevant de la direction générale ;
- Gestion de la réservation des salles de réunion (salle des instances, salle de conférence J. Dorstter et salle de réunion attenante).
Gestion des instances :
- Gestion du conseil de surveillance et du directoire : mise à jour de la composition nominative (en lien avec l'ARS pour le conseil de surveillance) ; centralisation des ordres du jour, documents, présentations, compte-rendu, avis, délibération, recueil des actes administratifs, etc.
- Coordination des ordres du jour des instances du CHMS ;
- Gestion des calendriers des instances CHMS et GHT et coordination avec les directeurs délégués pour la direction commune ;
- Organisation des autres réunions internes : réunions d'encadrement élargi, directoire élargi, réunion de la direction commune, etc.
Gestion des dossiers des directeurs :
Ce suivi est détaillé par ailleurs concernant l'interface avec la DRH, et la répartition avec les directeurs délégués concernant les directeurs de la direction commune :
- Coordination des relations avec le Centre National de Gestion et la DRH,
- Gestion des directeurs (directeurs d'hôpital, médico-sociaux, directeurs des soins), concernant le recrutement, la carrière, les évaluations, les primes, les congés et absences, les actions de formations du CODIR, etc. ;
- Suivi et actualisation des organigrammes de direction, annuaires de la direction commune, coordination des listes de diffusion (en interface avec le secrétariat général et la communication) ;
- Gestion des gardes de direction (planning semestriel, mallette dématérialisée, etc.) ;
- Rédaction et centralisation des délégations de signature.
Continuité de service et interface avec d'autres assistants de direction :
La continuité est organisée en lien avec le secrétariat de direction du site d'Aix-les-Bains et avec le secrétariat général, avec un relais concernant a minima :
- Gestion du courrier (papier et courriel),
- Prise en charge des appels téléphoniques,
- Accueil des usagers, professionnels et partenaires,
- Préparation hebdomadaire de la mallette de garde administrative dématérialisée,
- Mise à jour régulière de la mallette de garde du CHMS.
Missions diverses :
- Mettre à jour le dossier permanent selon les actions identifiées DG ou tout autre document requis, en lien avec en lien avec la certification des comptes du CHMS ;
- Assurer l'organisation des rencontres CRDCH/CPCME (visioconférences et réunions en présentiel);
- Centralisation et contribution au renseignement d'enquêtes (le Point, et centralisation appuis ponctuels…) et lien avec les tutelles ;
- Participation aux exercices du Plan blanc en appui du directeur coordinateur ;
- Interface de la direction générale concernant les projets de coopération internationale ;
- Commande des fournitures de bureau et papeterie ;
- Organiser le classement et l’archivage des documents et données informatiques.
Temps de travail - Horaires
Le temps de travail est organisé du lundi au vendredi.
L’amplitude horaire (8h à 17h) et le temps de travail peuvent varier selon les nécessités de service.
Décompte en jours, 19 jours de RTT pour un agent à temps plein.
Télétravail possible selon les missions d'accueil.
5° Compétences et qualités requises
Cet emploi exige les compétences suivantes :
- Maîtrise du fonctionnement hospitalier (gouvernance hospitalière, instances…) ;
- Maitrise des applications bureautiques et outils métiers ;
- Etre en capacité de prioriser et d’orienter les demandes des interlocuteurs internes et externes ;
- Etre capable de mobiliser ses connaissances de l’organisation du centre hospitalier pour apporter des réponses adaptées ;
- Capacités d’organisation et de planification des tâches et missions confiées ;
- Esprit de synthèse et capacité à proposer des notes et rédactions en lien avec les dossiers suivis ;
- Capacité d’adaptation, réactivité et autonomie ;
- Esprit d'initiative, force de proposition ;
- Esprit d'équipe et de collaboration ;
- Sens de l'écoute, diplomatie ;
- Discrétion, respect de la confidentialité et la neutralité ;
- Rigueur et organisation ;
Procédure
Les personnes intéressées et disposant des compétences requises peuvent adresser leur candidature (lettre + curriculum vitae) à l’attention de Directrice des ressources humaines, Laura JOYEUX, à l’adresse mail:
[email protected] .
