Descriptif
Liens hiérarchiques :
Encadrant des secrétariats médicaux, Direction des Ressources Humaines, Cadre de Santé du SMR.
Liens fonctionnels :
Chef de service Médecins - IDE/AS Assistantes Sociales Professionnels de l'équipe Kiné - Assistant médico-administratif des autres services Bureau des Admissions DIM - Archives CPTS Sud28 Assurance Maladie (PRADO)
Missions principales
o Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
o Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
o Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
o Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
o Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
o Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
o Tenue à jour du dossier patient
o Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
o Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Aptitudes requises pour exercer le poste
o Diplômes/certificats :
o Niveaux 4 ou 5, Spécialisation dans le domaine médical ou du secrétariat
o Formation/s attendue/s :
o Bac Technologique Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S, ex SMS)
o Formation d'adaptation à l'emploi des assistants médico-administratifs (AMA branche secrétariat médical)
o Expériences à valoriser : Avoir une expérience professionnelle dans le secrétariat médical
Compétences et aptitudes professionnelles associées au poste
Connaissances :
Bureautique
Secrétariat
Vocabulaire médical
Codage des actes
Communication
Droit des usagers du système de santé
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Réglementation des archives
Savoir-faire :
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en rechercher les causes , définir les moyens d'y pallier
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Savoir-être :
Sérieux et ponctualité.
Langage discret et respectueux. Discrétion et retenue.
Respect envers la personne soignée, ses proches, ses collègues, les partenaires de soins
Capacités relationnelles, d'écoute, de patience, d'humanité, d'empathie, de diplomatie, de tolérance et d'ouverture d'esprit.
Disponibilité, esprit d'équipe et de souci de l'autre.
Adaptation et autonomie face aux changements liés aux remplacements ponctuels, multiples, et aux évolutions du service.
Engagement et implication dans les missions attribuées.
Faire preuve d'initiatives.
Sens de l'éthique et respect des règles déontologiques et plus particulièrement les règles d'hygiènes hospitalière.
Honnêteté intellectuelle et capacité à se remettre en question.
Spécificités du poste : conditions et environnement de travail
Horaires de travail et gestion du temps de travail :
Horaires variables du lundi au vendredi :
8h30 à 16h30 / 9h00 à 17h00 / 9h30 à 17h30 / 10h à 18h
Roulement établi sur le logiciel Clepsydre® transmis au plus tard le 15 du mois précédant.
Participations institutionnelles et de services :
Attentes principales institutionnelles vis-à-vis du professionnel :
Concourir à la formation interne des nouveaux professionnels dans une démarche tutorale et à l'accompagnement en formation d'étudiants.
Concourir à l'amélioration continue de la qualité de l'accueil et de la prise en soins des usagers : s'inscrire notamment dans les groupes de travail institutionnels.
Attentes principales du service vis-à-vis du professionnel :
Participer aux réunions du service.
S'inscrire dans la dynamique des référents.
Activités spécifiques au secrétariat
Accueillir et réaliser un encadrement pédagogique des stagiaires secrétaires
Contribuer à l'amélioration de la qualité des soins par la déclaration et analyse des évènements indésirables.
Risques professionnels principaux et moyens de prévention EPI
Risques identifiés et Moyens de prévention
Risques liés à la charge physique de travail
Matériel d'ergonomie et de manutention, réduction de tâche, formation gestes et postures.
Risques liés aux agents biologiques :
Equipement de protection individuel (EPI), implantation de distributeurs de produit hydro-alcoolique, tri du linge et des déchets organisés, formation et information des agents, campagne de vaccination antigrippe et anti COVID 19,
Confidentialité, éthique et respect des règles professionnelles
Se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement.
Garantir la protection et l'intégrité des données en conservant ses identifiants et mots de passe « intransmissibles » et « secrets » en permanence.
Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité, dignité.
Respecter les valeurs, laïcité, neutralité, confidentialité.
Obligations à l'égard des tiers : impartialité, probité, réserve, secret professionnel.
Exigence de continuité des soins.
Porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail et respecter les règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
Poste à pourvoir dès que possible
