OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.
Dans le cadre de la reprise et du développement de plusieurs centres de formation (secteur esthétique & arts), nous recherchons un(e) assistant(e) spécialisé(e) en gestion d’organisme de formation.
La mission consiste à assurer la gestion administrative complète des élèves et des formateurs, ainsi que le suivi réglementaire et financier des dossiers (EDOF, OPCO, Qualiopi).
Missions principales
Secrétariat pédagogique
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Gestion complète des dossiers élèves (entrée / sortie de formation)
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Envoi et réception des liens d’inscription (EDOF / CPF)
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Suivi administratif des parcours
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Mise à jour des dossiers apprenants
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Gestion des convocations, attestations et documents obligatoires
Gestion EDOF & CPF
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Création et suivi des dossiers sur la plateforme EDOF
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Suivi des inscriptions CPF
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Gestion des validations et facturations associées
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Suivi des statuts jusqu’au paiement
Montage & suivi OPCO
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Constitution des dossiers de prise en charge OPCO
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Transmission des pièces justificatives
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Suivi des accords et relances si nécessaire
Suivi formateurs
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Gestion administrative des formateurs (contrats, documents légaux)
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Collecte et vérification des pièces
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Transmission et suivi des factures des sous-traitants
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Coordination administrative interne
Conformité & qualité
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Respect des critères Qualiopi
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Organisation documentaire
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Structuration des process administratifs
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Participation à la sécurisation des dossiers dans le cadre d’une reprise de structure
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Expérience confirmée en centre de formation
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Maîtrise impérative de EDOF / CPF
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Bonne connaissance des dispositifs OPCO
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Compréhension des exigences Qualiopi
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Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
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Capacité à travailler sur plusieurs structures en parallèle
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Aisance avec les outils numériques et logiciels de suivi (type Dendreo, Digiforma ou équivalent)
