Nous recherchons une personne organisée, autonome, rigoureuse et réactive pour prendre en charge la gestion administrative quotidienne de nos établissements.
L’objectif du poste est simple : devenir le véritable relais administratif de la direction, capable de suivre les dossiers, anticiper les échéances et s’assurer que les sujets avancent jusqu’à leur résolution.
Vos missions
Vous aurez notamment en charge :
- Gestion et suivi des mails et courriers
- Réception, contrôle, classement et suivi des factures fournisseurs
- Préparation et transmission des éléments à la comptabilité
- Suivi des règlements, échéances et relances
- Classement et organisation des documents administratifs
- Gestion et suivi des différents contrats et dossiers
- Échanges avec les fournisseurs, prestataires, comptable et différents interlocuteurs de l’entreprise
- Suivi administratif lié aux salariés et transmission des éléments nécessaires à la paie
- Préparation de tableaux de suivi et documents de gestion
- Gestion des différentes demandes administratives de la direction
- Suivi des dossiers en cours et relance des différents interlocuteurs lorsque nécessaire
Responsabilités
- Gérer les appels téléphoniques multi-lignes, en utilisant les systèmes téléphoniques appropriés, avec professionnalisme et courtoisie selon les règles d’étiquette téléphonique.
- Assurer la saisie précise de données dans nos systèmes informatiques, notamment via Microsoft Office (Word, Excel) et Google Workspace (Gmail, Drive).
- Organiser et maintenir les dossiers physiques et électroniques, en assurant un classement efficace et une gestion rigoureuse des fichiers.
- Accueillir les visiteurs au front desk, répondre à leurs questions et orienter selon leurs besoins tout en offrant un service client exceptionnel.
- Effectuer la gestion des commandes, la saisie des commandes (order entry) et le suivi administratif lié aux fournitures ou services.
- Soutenir la gestion administrative quotidienne, y compris la planification de rendez-vous, la coordination d’agendas et la préparation de documents divers.
- Fournir un support administratif pour diverses équipes, notamment dans le cadre de l’expérience en bureau médical ou dentaire si applicable.
Profil recherché
Nous recherchons avant tout une personne fiable, très organisée et capable de travailler avec une réelle autonomie.
Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, hiérarchiser les priorités et ne pas laisser un dossier sans suivi.
Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, les mails, les tableaux de suivi et la gestion de documents. Vous êtes également capable de communiquer facilement avec différents interlocuteurs et de rechercher une information ou une solution lorsqu’elle vous manque.
Nous recherchons quelqu’un qui ne se contente pas d’exécuter les tâches demandées : vous savez anticiper, relancer, alerter et prendre des initiatives.
Vous travaillerez en lien direct avec la direction, dans un esprit de confiance et de collaboration, avec un objectif essentiel : prendre réellement en charge l’administratif de l’établissement et permettre à la direction de se concentrer sur l’exploitation et le développement de l’activité.
Une expérience dans un poste administratif, d’assistanat de direction ou de gestion est souhaitée.
- Expérience préalable en administration ou gestion de bureau, idéalement dans un environnement médical ou dentaire.
- Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel) et Google Workspace pour une gestion efficace des documents et communications.
- Excellentes compétences organisationnelles avec une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.
- Sens du service client avec une excellente étiquette téléphonique et une attitude positive face aux visiteurs et collègues.
- Compétences solides en saisie de données (data entry), gestion des fichiers (filing) et utilisation de systèmes téléphoniques multi-lignes.
- Capacité à faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’un bon sens de l’organisation dans un environnement dynamique.
- Connaissance des outils informatiques courants ainsi qu’une expérience en gestion administrative dans un contexte médical ou dentaire serait un atout.
Rejoignez notre équipe pour contribuer à une gestion administrative efficace tout en développant vos compétences dans un environnement stimulant !
Salaire entre 2200€ et 2300€ brut par mois
Rémunération : 2 150,00€ à 2 300,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
