Présentation de l'entreprise
Dans le cadre du développement de notre société spécialisée dans la sécurité privée, nous recherchons une Secrétaire RH polyvalente (H/F).
Véritable relais entre la direction, les équipes opérationnelles et les agents de sécurité, vous participerez à la gestion administrative et sociale de l'entreprise ainsi qu'au suivi des dossiers liés à l'exploitation.
Ce poste polyvalent nécessite une personne rigoureuse, organisée, réactive et capable de travailler dans un environnement opérationnel.
Vos missions1. Administration générale et secrétariat
- Accueil téléphonique et gestion des appels entrants ;
- Gestion des courriers et e-mails ;
- Rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs ;
- Classement, archivage et gestion électronique des dossiers ;
- Gestion des agendas et organisation de rendez-vous ;
- Assistance administrative auprès de la direction ;
- Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
2. Gestion administrative des ressources humaines
Vous participerez à la gestion administrative des salariés et notamment :
- Création et mise à jour des dossiers du personnel ;
- Préparation des contrats de travail et avenants ;
- Gestion des documents administratifs liés à l'embauche ;
- Suivi des périodes d'essai ;
- Suivi des congés, absences et arrêts de travail ;
- Collecte et transmission des éléments nécessaires à l'établissement des paies ;
- Suivi des visites médicales ;
- Gestion administrative des entrées et sorties des salariés ;
- Préparation des documents nécessaires à la fin des contrats.
3. Recrutement des agents de sécurité
- Publication et suivi des offres d'emploi ;
- Réception et présélection des candidatures ;
- Organisation des entretiens ;
- Vérification administrative des dossiers des candidats ;
- Préparation des dossiers d'intégration ;
- Participation à l'accueil et à l'intégration des nouveaux agents.
4. Suivi spécifique aux métiers de la sécurité privée
La personne recrutée participera également au suivi administratif spécifique au secteur de la sécurité privée :
- Suivi des cartes professionnelles des agents ;
- Contrôle des dates de validité des autorisations et documents professionnels ;
- Suivi des diplômes et qualifications des agents ;
- Suivi des formations et recyclages obligatoires ;
- Mise à jour des tableaux de suivi des échéances administratives ;
- Relance des salariés concernant les documents arrivant à expiration ;
- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs des agents.
5. Assistance à l'exploitation
En lien avec le responsable d'exploitation et la direction :
- Participation à la préparation des dossiers de prestation ;
- Préparation administrative des documents nécessaires aux missions ;
- Transmission des consignes aux agents ;
- Suivi administratif des prises et fins de poste ;
- Centralisation des remontées des agents ;
- Gestion et transmission des documents liés aux sites ;
- Mise à jour des coordonnées et informations des salariés et des clients ;
- Assistance dans la préparation des plannings et tableaux de suivi ;
- Suivi administratif des heures réalisées et transmission des informations nécessaires à la paie.
6. Relations avec les agents
La Secrétaire RH polyvalente sera également un interlocuteur administratif privilégié des salariés pour :
- Les demandes administratives ;
- La transmission de documents ;
- Le suivi des absences et congés ;
- Les questions relatives aux contrats et documents RH ;
- La mise à jour des informations personnelles et professionnelles.
Profil recherché
Nous recherchons une personne :
- Rigoureuse et organisée ;
- Polyvalente et autonome ;
- Réactive et capable de gérer plusieurs priorités ;
- Dotée d'un bon relationnel ;
- Discrète et respectueuse de la confidentialité ;
- À l'aise avec les outils informatiques ;
- Capable de travailler dans un environnement opérationnel avec des impératifs et des délais.
Une expérience en ressources humaines, secrétariat ou gestion administrative est souhaitée.
Une expérience ou une connaissance du secteur de la sécurité privée serait un véritable avantage.
Compétences recherchées
- Maîtrise de Word et Excel ;
- Bonne expression écrite et orale ;
- Capacité à organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément ;
- Connaissance de la gestion administrative du personnel ;
- Connaissance des contraintes liées à la sécurité privée appréciée.
Conditions du poste
Intitulé : Secrétaire RH polyvalente – Secteur Sécurité Privée (H/F)
Contrat : CDI
Temps de travail : Temps plein – 35 heures
Rémunération : Selon expérience et compétences
Disponibilité : Poste à pourvoir rapidement
Rémunération : 1 795,21€ à 2 500,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
