DESCRIPTION DE L’EMPLOYEUR :
L'académie de Versailles, la première de France par l’importance de ses effectifs, regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val-d’Oise (95).
Première académie de France par l’importance de ses effectifs avec près de 1 200 000 élèves dans le premier et le second degré, soit près de 10% des effectifs scolarisés de la France, l’académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents (enseignants, personnels d’encadrement, d’éducation, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé).
Le Groupement d’intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l’Académie de Versailles a pour objet le développement d’une coopération concertée au niveau de l’académie dans les domaines de la formation tout au long de la vie et de l’insertion professionnelle.
En appui de la politique de développement et de l’accompagnement de la formation professionnelle portée par la Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue - Site Versailles (DRAFPIC-SV), le GIP-FCIP gère, pour l’académie de Versailles, les activités des structures et dispositifs suivants :
- le Centre Académique de Formation Continue (CAFOC)
- le Centre de Formation des Apprentis (CFA académique)
- le Dispositif Académique Bilan et Mobilités (DABM)
- le Dispositif Académique de Validation des Acquis d’Expérience (DAVA)
- les Fonds Européens Structurels et d’Investissement (FESI)
- les Instituts de Formation des Aides-Soignants et Auxiliaires de Puériculture (IFAS/IFAP)
- le service Développement et Appel d’Offres (DEV/AO)
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :
- Activités du service : Le service apprentissage du GIP FCIP de l’académie de Versailles, nommé « CFA académique », a pour objectif de fédérer sous son égide, l’ensemble des unités de formation par apprentissage (UFA) de l’académie de Versailles et ainsi de renforcer le statut d’apprenti dans la plupart des établissements publics mais également dans des établissements privés.
- Composition et effectifs : Il compte plus de 2100 apprentis répartis dans 90 UFA. Une équipe de 20 personnes assure l’ensemble des missions dédiées à ce service.
- Liaisons hiérarchiques : Responsable administrative du CFA Académique.
DESCRIPTIF DU POSTE :
Assurer la formalisation, le suivi, la facturation du contrat d’apprentissage et des prestations annexes aux contrats.
Activités principales dont notamment :
- Collecter les données automatisées pour établir les contrats d’apprentissage ;
- Vérifier les données collectées par voie numérique et en effectuer le traitement sur les logiciels ou plateformes afin d’établir les contrats CERFA et conventions financières de formation ;
- Assurer la relance entreprises, UFA, apprentis et le suivi des signatures ;
- Assurer la transmission des contrats aux financeurs et le dépôt sur les plateformes dédiées ;
- Collecter et instruire les prises en charge financières en vérifiant la régularité, la cohérence administrative et financière des éléments reçus. Mettre à jour YPAREO avec l’ensemble des données attendues ;
- Le cas échéant, assurer les relances auprès des différents acteurs ;
- Etablir les éléments de facturation des contrats en lien avec les financeurs et le service commun via YPAREO ;
- Assurer la gestion des prestations annexes au contrat (primes…) ;
- Entretenir des relations avec les différents financeurs ;
Etablir la facturation liée aux coûts pédagogiques à partir du logiciel de gestion et le dépôt auprès des financeurs (OPCO, entreprises) ;
Etablir les certificats de réalisation ;
- Gérer administrativement les ruptures ;
- Accompagner-conseiller les entreprises et assurer le lien avec les UFA et le CFA ;
- Rendre compte de son activité en tenant à jour des tableaux de bord ;
- Contribuer à la formation des nouveaux arrivants ;
- Assurer la gestion et la conformité des dossiers de demandes d’aide au permis et transmission au service commun du GIP FCIP Compétences ;
- Assurer la gestion et la prise en charge du 1er équipement en lien avec les UFA et transmission au service commun du GIP FCIP Compétences.
COMPETENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITEES
Savoirs :
- Environnement professionnel
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
- Connaissances réglementaires du domaine
Savoir-faire :
- Hiérarchiser les tâches
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Travailler en équipe
- Participer à la définition et à la mise en œuvre de règles et procédures
- Utilisation d’YPAREO
- Solide maîtrise des outils bureautiques (Pack Office – Excel, Word, Powerpoint)
Savoir-être :
- Autonomie forte et curiosité, prise d’initiative
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
SPECIFICITES DU POSTE :
Conditions particulières d’exercice : Sujétions en termes d’horaires et charge de travail lors des pics d’activité notamment lors de la rentrée scolaire et en fin d’année scolaire
Encadrement : NON
Conduite de projet : NON
Diplôme minimum requis à l’entrée : BAC à BAC+2
Type de profil : débutant intermédiaire confirmé expert
Expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de la gestion administratif et/ou de la facturation
Type de parcours académique souhaité : Bac général, Bac STMG, Bac pro AGORA, jusqu’à BTS et DUT
