Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services.
Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers ; l’objectif étant d’assurer le bon fonctionnement des projets mis en place par la collectivité.
ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE
Organiser la vie professionnelle du DGS
Organiser les déplacements du DGS
Effectuer les prises de Rdv et gérer le planning du DGS
Organiser et planifier des réunions (réunions d’orientation, bureaux exécutifs,...)
Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Assurer le secrétariat et la gestion des dossiers relatifs à la direction
Assurer des tâches de secrétariat courant
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Suivre et contrôler les circuits et procédures inhérents à la collectivité
Organiser et mettre en œuvre le classement/archivage de la direction
Suivre les projets et activités de la direction
Utiliser au quotidien les logiciels liés aux actes administratifs (Webdelib, Agglodelib, i-delibre) et aux courriers (Kolok)
Élaborer les Plannings d’astreintes des Élus, des Cadres et des Services Techniques. Transmettre le guide aux élus et informer les autorités (Préfecture, Police, Gendarmerie, TGI, SDIS, Police Municipale) par courrier.
Préparer et fournir les attestations et autorisations diverses demandées par les citoyens (intempéries, arrêtés loteries, déclaration de piégeage, déménagement à l’étranger, médailles d’honneur du travail-)
Gérer la diffusion de l’information relative aux alertes météo
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur Général des Services (Réunions des directeurs, réunions d’orientation, bureau exécutif de l’agglomération,-)
Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
Aider les directions dans l’utilisation de Webdelib et Agglodelib
Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM) et Communautaires (CC) (l’ordre du jour des Commissions des Finances, de l’Administration Générale et des Ressources Humaines, etc..., convocations, envoi des dossiers, compte-rendu, -)
Préparer les dossiers pour la Commission des Finances (Maire/Président, Directeur général des services)
Assister aux séances des Conseils (CM et CC), prendre les votes, des notes et réaliser le compte rendu et le procès-verbal
Générer les délibérations suite aux Conseils pour transmission au contrôle de légalité de la Préfecture de façon dématérialisée
Transmettre les délibérations, arrêtés et décisions à la Préfecture via le logiciel spécifique et gérer les retours
Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes (sauf pour la DRH, les actes temporaires de la voirie et de la Police Municipale)
Centraliser les délégations de fonction et signature suite à l’installation d’un nouveau Conseil Municipal ou Communautaire.
Elaborer les plannings des conseils municipaux et communautaires et des commissions des finances
Gérer la régie de recettes pour les photocopies
Assurer la gestion et le suivi financier de la direction
Mettre en œuvre le budget de la direction (prévisions, engagements, suivi des crédits,-)
Mettre en œuvre les procédures réglementaires et juridiques relatives au fonctionnement de la collectivité (arrêtés, décisions, délibérations)
Gestion des congés (DGD – LEADER - Secrétariat)
RELATIONS DU POSTE
Cet emploi nécessite une étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.
Rôle transversal.
Participation aux séances du Conseil Municipal et du Conseil Communautaire (obligations spéciales en matières d’horaires en fonction des obligations du service relatives aux Conseils Municipaux et Communautaires)
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
COMPÉTENCES/APTITUDES
Esprit d’initiative, autonomie et réactivité
Discrétion et confidentialité indispensables
Bon relationnel
Travail en équipe
Organisation, méthode, rigueur
Faculté d’adaptation, polyvalence
Disponibilité
Sens des responsabilités et du service public
Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
Savoir rédiger des courriers administratifs simples et maîtriser l’orthographe
Connaissance de l’environnement territorial
FORMATIONS / DIPLÔMES / EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
Baccalauréat minimum ou Niveau bac +2
Maîtrise des outils informatiques (logiciels de bureautique, logiciels d’instruction et transmission des actes administratifs, ASTRE, fonctionnement de l’internet et de l’intranet)
Maîtrise des nouvelles technologies de l’information et de la communication
Conditions particulières : Cet emploi nécessite une étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.
Rôle transversal.
Participation aux séances du Conseil Municipal et du Conseil Communautaire.
Travail en bureau
Secrétariat à titre exclusif avec des obligations spéciales en matières d’horaires en fonction des obligations du service relatives aux Conseils Municipaux et Communautaires
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Horaires réguliers : Temps complet du lundi au vendredi
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Prise en charge Mutuelle
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Abonnement CNAS ou FNAS
La Ville de Gap et la Communauté d’Agglomération Gap-Tallard-Durance sont situées dans le Département des Hautes Alpes (05) en Région Provence Alpes Côte d’Azur et comptent 40 631 habitants pour la Ville et 50 302 dans l’Agglomération.
La commune est chef-lieu du Département et la plus peuplée de la moitié sud du massif alpin.
L’Agglomération a été créée en 2016 et comprend 17 communes.
