La direction des affaires financières DAF d’AMU est organisée en 4 pôles : Budget, Recherche, Gestion Financière et Contrôle Interne et analyse des données financières.
Le pôle Gestion financière est composé de 5 DAF Campus situées sur les principaux sites de l’établissement, et d’une cellule assistance SIFAC, formations et déplacements. Le-la gestionnaire de DAF Campus veille au respect de l'engagement de service (réactivité, qualité de gestion), ainsi qu’à la bonne maitrise des processus, et à l’application des procédures.
La personne recrutée a pour missions principales de procéder aux opérations de saisies des commandes, missions, recettes dans les logiciels internes à l’établissement (SIFAC et NOTILUS) et d’assurer un rôle d’expertise et de conseil auprès des gestionnaires des composantes, laboratoires ou directions rattachés à la plateforme.
Activités principales :
Accuser réception des demandes d’achats et de recettes transmises par les gestionnaires financiers polyvalents ou sifacweb (via l’ENT ou SIFACWEB)
Vérifier les données et la conformité des pièces reçues : conformité réglementaire, application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur (signature…)
Saisir les opérations dans le logiciel SIFAC : commandes d’achat et services faits, commandes de vente et factures de vente
Contrôler et valider les opérations enregistrées sous NOTILUS
Contrôler et valider les opérations passées sous SIFACWEB
Analyser, expliquer et faire appliquer les textes règlementaires, contrôler l’application des règles et procédures
Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures budgétaires et comptables, l’évolution de la législation et de ses conséquences
Traiter en relation avec l’agence comptable (service facturier et comptabilité clients) les opérations de régularisation sous SIFAC (Workflows, solde des commandes, suivi de la facturation des recettes…) et sous NOTILUS (solde des missions)
Contrôler la bonne application de la réglementation et proposer, si nécessaire, les mesures correctives.
Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés aux gestionnaires : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes
Traiter et suivre les litiges – remontée des incidents aux responsables hiérarchiques et fonctionnels le cas échéant
Assurer un rôle d’accompagnement à la prise de fonction, un rôle de conseil de proximité des gestionnaires, notamment pour les opérations de régularisation et de clôture
Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires (expertise métier)
Participer à l’activité globale du pôle de gestion financière en assurant la prise en charge des demandes relevant des autres DAF Campus mais également avec les autres pôles de la direction des affaires financières, de la direction de la commande publique ou de l’agence comptable.
Assurer la mise à jour des procédures du pôle gestion financière relevant de son domaine d’expertise
Mettre à jour des bases de données, structuration et contrôle de la régularité des opérations (recettes et dépenses)
Rédiger des comptes rendus
Conditions particulières d’exercice :
Ce poste nécessite une capacité de travail importante et une disponibilité lors des impératifs du calendrier de gestion.
La personne est amenée à exercer ses missions sur l’ensemble des périmètres géographiques de Marseille, la localisation de son poste étant susceptible d’être modifiée en fonction des nécessités de l’organisation du pôle.
Positionnement hiérarchique :
Sous la responsabilité du responsable de la DAF Campus.
