Responsable Admissions Patients (H/F) H/F
Filière administrative - Rédacteur
Contrat à durée indéterminée
L’établissement MGEN La Verrière est un établissement sanitaire et médico-social à statut ESPIC (Établissement de Santé Privé d’Intérêt Collectif).
L’établissement est composé de trois pôles d’activité :
Pôle psychiatrique : départements adolescents et adultes, service d’addictologie ;
Pôle gériatrique : médecine, SMR, soins palliatifs et EHPAD ;
Pôle transversal : pharmacie et plateau technique spécialisé.
L’ensemble représente une capacité totale de 485 lits.
Plusieurs services complémentaires sont également présents sur le site :
un restaurant d’entreprise ;
un service de formation ;
un centre de documentation et une bibliothèque ;
un Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI).
Implanté sur le territoire de santé Sud Yvelines, à 35 km de Paris, l’établissement est accessible via la RN10 et bénéficie de la proximité de la gare SNCF de La Verrière (liaisons directes depuis Paris Montparnasse et La Défense). Un parking est mis à disposition sur site.
L’établissement a obtenu la certification HAS « Qualité des soins confirmée » en mars 2023.
Le/la Responsable des admissions assure l’organisation, la coordination et le bon fonctionnement de l’activité du service des admissions.
Il/elle encadre et accompagne l’équipe placée sous sa responsabilité, veille à la qualité et à la continuité de l’activité, garantit l’application des procédures et contribue à la fiabilité administrative et financière des dossiers d’admission.
Il/elle assure également le suivi de l’activité du service, notamment au travers du reporting, des télétransmissions auprès de la CPAM et du traitement des éventuels contentieux patients en lien avec le service comptabilité.
ACTIVITÉS ET MISSIONS PRINCIPALES
A. Management et organisation de l'équipe
Animer, mobiliser et manager l’équipe placée sous sa responsabilité.
Organiser et répartir les activités au sein de l’équipe en fonction des besoins du service et de l’activité.
Élaborer et ajuster les plannings de l’équipe dans le respect de la réglementation applicable et des contraintes de fonctionnement du service.
Accompagner les collaborateurs dans l’exercice de leurs missions et favoriser le développement de leurs compétences.
Réaliser les entretiens et évaluations managériales, fixer les objectifs et assurer le suivi de leur réalisation.
Identifier les besoins en formation et contribuer au développement professionnel des collaborateurs.
Organiser et conduire les réunions d’équipe.
Favoriser la circulation de l’information et la communication au sein de l’équipe.
Prévenir, traiter et contribuer à la résolution des situations conflictuelles.
B. Gestion et suivi de l'activité des admissions
Superviser et coordonner l’activité administrative du service des admissions.
Veiller à la qualité, à la conformité et à la fiabilité des dossiers administratifs.
Assurer le suivi de l’activité et identifier les éventuels dysfonctionnements.
Élaborer et actualiser les outils de suivi et les tableaux de bord nécessaires au pilotage de l’activité.
Réaliser le reporting de l’activité auprès de la hiérarchie.
Analyser les données d’activité et rendre compte des éléments quantitatifs et qualitatifs.
Établir les télétransmissions auprès de la CPAM et assurer le suivi des opérations relevant de son périmètre.
Assurer l’interface avec les différents interlocuteurs internes et externes intervenant dans le processus d’admission et de facturation.
C. Procédures et amélioration des pratiquesFormaliser, actualiser et assurer la mise en œuvre des procédures relatives à son secteur d’activité.
Veiller au respect des procédures et consignes applicables au sein du service.
Identifier les besoins d’évolution des pratiques et proposer des actions d’amélioration.
Accompagner l’équipe dans l’appropriation et l’application des procédures.
Participer à la démarche d’amélioration continue de la qualité du service.
D. Gestion des réclamations et contentieux
Recevoir et traiter les réclamations ou difficultés administratives relevant de son périmètre.
Assurer le suivi des c
COMPÉTENCES REQUISES
SAVOIRS
Connaissance de l’environnement administratif d’un établissement sanitaire, médico-social ou social.
Connaissance des règles et procédures liées aux admissions et à la prise en charge administrative des patients.
Connaissance des principes de télétransmission et des relations avec les organismes d’Assurance Maladie.
Connaissances en management d’équipe.
Connaissance des techniques de conduite d’entretien managérial.
Maîtrise des techniques d’élaboration et de gestion des plannings.
Connaissance des principes de formalisation et de mise en œuvre des procédures.
Maîtrise des logiciels métiers nécessaires à l’exercice de la fonction.
Maîtrise du Pack Office et des outils bureautiques.
SAVOIR-FAIRE
Organiser et coordonner l’activité d’une équipe.
Animer et mobiliser une équipe autour d’objectifs communs.
Élaborer et gérer les plannings.
Conduire des entretiens managériaux et réaliser des évaluations.
Fixer des objectifs et en assurer le suivi.
Gérer les situations conflictuelles et les situations sensibles.
Élaborer et actualiser des procédures.
Construire et exploiter des tableaux de bord.
Analyser des données d’activité.
Produire un reporting fiable et synthétique.
Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctives.
Travailler en collaboration avec différents services et interlocuteurs.
SAVOIR-ÊTRE
Sens des responsabilités.
Rigueur et méthode.
Organisation et capacité à prioriser.
Autonomie et esprit d’initiative.
Réactivité et capacité d’adaptation.
Capacité d'analyse et de synthèse.
Aptitude à la communication et à l'écoute.
Aptitude au management et à la prise de décision.
Diplomatie et maîtrise de soi dans les situations conflictuelles.
Sens du travail en équipe et aptitude au travail pluridisciplinaire.
Discrétion professionnelle et respect du s
Conditions du poste
Contrat : CDI ;
Temps de travail : idéalement temps plein ;
Prise de poste : dès que possible ;
Convention collective FEHAP (CCN 51).
Pourquoi nous rejoindre ?
- Rémunération attractive avec reprise de l’ancienneté et application des mesures Ségur ;
- 13 RTT ;
- Télétravail jusqu’à 50 jours par an ;
- Flexibilité horaire (possibilité de semaine sur 4,5 jours) ;
- Restaurant d’entreprise ;
- Mutuelle et prévoyance groupe ;
- Accord d’intéressement avec abondement et Plan d’Épargne Entreprise ;
- Compte Épargne Temps ;
- Mobilité interne au sein du groupe MGEN ;
- Accès aux œuvres sociales du CSEC et de la MGEN :
- chèques vacances ;
- chèques culture ;
- CESU ;
- aides à la garde d’enfants ;
- voyages ;
- aides scolaires, etc. ;
- Accès gratuit à un réseau de psychologues et assistants sociaux ;
- Actions QVCT : yoga, pilates, salle de remise en forme ;
- Politique active de formation et de développement des compétences ;
- Aides au logement via Action Logement ;
Le groupe MGEN s'engage pour la Diversité et le Handicap et garantit l'égalité des chances. Nos postes sont ouverts à tous.
