Rejoignez une équipe dynamique et devenez le cœur battant de notre organisation ! Nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour piloter au quotidien la gestion de notre entreprise. Vous occuperez un poste clé, polyvalent et riche en défis, où votre sens de l'organisation fera toute la différence.
Présentation de l'entreprise
Qui sommes-nous ?
Être l'expert des solutions de prévention créées par Vanberg Prévention. L'objectif est d'accompagner les clients et les partenaires dans le choix des actions et le déploiement de leur démarche de prévention. Vous contribuez directement à la mission de Vanberg Prévention : aider et protéger les 27 millions d'usagers quotidiens.
Vos Missions Principales
Véritable chef d'orchestre, vos missions s'articulent autour de quatre grands piliers :
1. Facturation et Pré-comptabilité
- Éditer et suivre la facturation clients (factures d'acompte, bons de commande, relances des factures en retard, recouvrement).
- Gérer les comptes fournisseurs et traiter les factures entrantes (Strasbourg, Lyon, Paris).
- Assurer le suivi et le traitement des notes de frais et des notes de débours (NDD).
- Réaliser le rapprochement bancaire avec précision
- Préparer les exports pour le logiciel comptable et contribuer au remplissage du Bilan Pédagogique et Financier (BPF - échéance annuelle fin mai).
2. Gestion Administrative et Relation Client
- Gérer la boîte mail générale et redistribuer efficacement les informations en interne.
- Assurer l'ouverture des nouveaux comptes clients et le suivi des obligations administratives (Provigis, Google, eDocuments, Hiveo, Kbis).
- Coordonner l'administratif lié aux formations : conventions, convocations par publipostage, certificats de réalisation, relances des participants et suivi post-formation.
- Compiler les comptes-rendus d'intervention (avec l'aide d'outils de scan IA) et tenir à jour nos bases de données pour Qualiopi.
- Porter les thématiques annexes (comme Ecovadis).
- Reprendre le standard en cas de trop plein
3. Ressources Humaines et Juridique
- Assurer la gestion administrative du personnel (suivi des congés, arrêts maladie).
- Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs
- Prendre en charge les formalités d'embauche : DPAE, affiliation mutuelle, visites à la médecine du travail.
- Suivre les échéances RH cruciales (entretiens d'évaluation, suivi des compétences) et suivre le plan de formation interne.
- Apporter un soutien ponctuel au recrutement (tri de CV, pré-qualifications téléphoniques, l'externalisation en amont).
- Collecter et vérifier les documents administratifs légaux (ex : attestations de vigilance de nos experts/sous-traitants).
4. Logistique et Vie du Bureau (Office Management)
- Gérer le traitement du courrier (envois en AR), la réception des colis et les expéditions depuis Strasbourg.
- Animer la vie de bureau au quotidien : achats de café, gestion des fournitures et de l'imprimante/copieur.
- Commander le matériel nécessaire pour les ateliers et gérer l'envoi de matériel partiel.
- Superviser l'entretien des locaux en gérant les prestataires (société de ménage, petites réparations ou ajustements divers).
- Administrer les outils de communication interne et externe (base documentaire).
Le Profil Recherché
Critères
Détails
Formation
Diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 (type BTS Gestion de la PME, SAM, ou Licence Pro RH/Gestion).
Expérience
Vous justifiez d'une expérience réussie de 2 à 3 ans sur un poste similaire (Assistant(e) de Direction, Office Manager, Assistant(e) PME).
Outils
Vous êtes très à l'aise avec les outils digitaux.
Savoir-faire
Vous possédez de solides bases en administration des ventes (ADV), pré-comptabilité et gestion du personnel.
Vos Qualités Humaines (Savoir-être)
- Organisation et Rigueur : Vous savez prioriser vos tâches et jongler entre différentes missions sans perdre le fil.
- Proactivité et Débrouillardise : Vous aimez trouver des solutions et vous n'attendez pas que les choses se fassent toutes seules.
- Sens de la Confidentialité : Amené(e) à traiter des données RH et financières, la discrétion est votre seconde nature.
- Excellent Relationnel : Souriant(e) et bienveillant(e), vous avez à cœur de faciliter la vie de l'équipe et de représenter l'image de l'entreprise auprès de nos clients et prestataires.
Les Conditions de l'Offre
- Type de contrat : Intérim, CDI
- Rémunération : 2 500 € brut mensuel, intéressement et primes sur résultat d’équipe
- Avantages complémentaires : Mutuelle prise en charge à 100 % , Ticket restaurant CB (Carte Swile), Transport.
- Environnement : Entreprise à taille humaine et poste ouvert aux personnes en situation de handicap.
- Localisation : Poste basé à Strasbourg Place d’Austerlitz
- Télétravail : Non
Prêt(e) à relever le défi et à structurer notre quotidien ?
- Envoyez votre CV ainsi qu'une courte présentation de votre motivation
- Processus :
- Étape 1 : Présélection des candidatures. Nous garantissons un retour sous 7 jours ouvrés.
- Étape 2 : Entretien téléphonique de qualification.
- Étape 3 : Entretien final dans nos bureaux à Strasbourg.
Rémunération : 2 500,00€ par mois
Avantages :
- Intéressement et participation
Expérience:
- Assistant(e) de Direction, Office Manager, Assistant(e) PME: 3 ans (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
