Missions principales du poste
– Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport
– Dans le rôle d’encadrant(e) fonctionnel(le) :
– Coordonner et animer l’activité du secrétariat de direction
– Etre l’interlocuteur(trice) privilégié(e) dans le cadre de la gestion des demandes de remplacements,
– Lien avec la Direction des Ressources Humaines et suivi RH
– Accueil téléphonique et physique
Description des activités à réaliser pour chaque mission
Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (D.G.A SCS)
– tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers
– relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
– préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA
– tenue de l’agenda du DGA.
– tâches de secrétariat du DGA
– filtrage et gestion des communications du D.G.A. .
– participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus
Coordination :
– relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le
DGA
– vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
– assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, …)
– élaborer et formaliser des procédures homogènes
– assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et
extérieurs à la D.G.A SCS
– assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
– élaboration de la réponse à l’enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)
Ressources humaines:
– accompagnement DGA en matière de ressources humaines (préparation dossiers pour le Comité Stratégique des Ressources
Humaines, …)
– lien avec la Direction des ressources humaines (point mensuel) pour les absences, contrats et candidatures dans les sites
d’action médico-sociale
– suivi du budget ressources humaines pour, notamment, les remplacements dans les sites d’action médico-sociale
– suivi des organigrammes de la D.G.A. SCS
– suivi des demandes de stages pour la D.G.A. SCS
Encadrement fonctionnel :
- organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie C)
- superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction
Autres activités du poste:
– suppléances possibles lors de congés de l’assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)
– accueil du public
– classement et archivage
– gestion fournitures (commande agendas, etc…)
– demandes de véhicules pour le DGA
Connaissances théoriques et savoirs faire
Niveau requis : Bac+3
Expérience et/ou connaissance du monde des collectivités
Expérience et/ou connaissances en matière de ressources humaines
Sens de l’organisation
Qualité rédactionnelle
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi
Savoir être / posture professionnelle
Rigueur et fiabilité
Loyauté
Discrétion
Disponibilité
Sens de l’accueil
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