Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 21 kms au sud-ouest de Toulouse, un(e) agent en charge de l'état civil à temps non complet en CDD.
Missions principales
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Gestion des actes d'état civil :
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Enregistrer et traiter les actes d'état civil (baptêmes, mariages, décès, reconnaissances, etc.) conformément aux dispositions légales et réglementaires.
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Vérifier la conformité des documents présentés et s’assurer de leur exactitude avant enregistrement.
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Transmettre les actes à l’officier d’état civil pour validation et archivage.
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Accueil et conseil des administrés :
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Recevoir les usagers dans le cadre de démarches liées à l’état civil (demandes de copies d’actes, déclarations, etc.).
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Fournir des informations claires et précises sur les procédures, les délais et les documents nécessaires.
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Orienter les administrés vers les services compétents en cas de demande complexe ou nécessitant une intervention spécifique.
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Tenue des registres et gestion administrative :
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Assurer la mise à jour et la maintenance des registres d’état civil (numérisation, classement, archivage).
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Participer à la gestion des délais de traitement des demandes et veiller au respect des procédures internes.
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Collaborer avec les services internes (mairie, archives, services juridiques) pour garantir la cohérence des données.
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Respect des obligations légales et déontologiques :
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Appliquer strictement les règles de confidentialité et de protection des données personnelles.
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Garantir la sécurité et l’intégrité des documents d’état civil.
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Se tenir informé(e) des évolutions législatives et réglementaires relatives à l’état civil.
Expérience professionnelle :
Une expérience dans le domaine de l’état civil est obligatoire.
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciels de gestion administrative) et logiciel métier (Berger-Levrault)
Connaissance des procédures liées à l’état civil et des règles de confidentialité applicables.
Capacité à rédiger des actes administratifs avec rigueur et précision.
Qualités personnelles :
Rigueur et précision : Aptitude à travailler avec des données sensibles et à respecter des procédures strictes.
Sens du contact et diplomatie : Capacité à accueillir et conseiller des usagers dans un cadre parfois sensible ou émotionnel.
Organisation et autonomie : Aptitude à gérer des tâches administratives variées tout en respectant les délais impartis.
Respect des règles déontologiques : Sens aigu de la confidentialité et de l’éthique professionnelle.
Adaptabilité : Réactivité face aux évolutions législatives et aux besoins spécifiques des administrés.
