Mission principale : Assurer le soutien administratif de haut niveau au directeur et aux cadres supérieurs, garantir l’organisation efficiente des réunions, la circulation de l’information, et le suivi des projets stratégiques.
Activités principales :
· Gestion des agendas stratégiques (direction, cadres sup, arbitrages inter établissement)
· Appui aux projets : COPIL, revue de projets, staff …
· Suivi des correspondances en lien avec les projets immobiliers : courriers entreprises, maitrise d’œuvre, suivi des ordres de services, organisation des sourcings, concours…
· Classement des dossiers projets immobiliers, archivage… : permis de construire, Autorisation d’urbanisme, marchés des différents intervenants, marchés des travaux, concours de maitrise d’œuvre
· Suivi de toutes les questions en lien avec les baux de location, cession, acquisition,
· Mise à jour des répertoires documentaires partagés (GED, SharePoint), et dossier partage DPTS à construire, suivre et veille sur l’archivage électronique
· Consolidation des documents préparatoires aux revues de projet trimestrielles, mensuelles
· Participation à la formalisation des rapports d’activité, mise en page documents, …
· Appui, sujets en lien avec la sécurité incendie et sûreté : commission de sécurité périodiques, centralisation des PV archivages, suivi des commissions d’ouverture, gestion des correspondances en lien avec la sécurité et la sureté
· Gestion et accompagnement des nouveaux collaborateurs,
· Tenue du registre des courriers (chrono), numérisation des courriers, correspondance et archivage numérique
· Tenue du standard téléphonique de la DPTS.
· Référente Partie Maintenance
· Commande Fiducial LM
· DAF
· Formalisme DPTS et harmonisation : trame, PPT
· Vigilance Agenda et préparation des documents dans le cadre des réunions, qualification niveau d’urgence
· Bilan FEI
Compétences attendues :
· Maîtrise avancée d’Outlook, Teams, Excel, Word, SharePoint
· Aisance rédactionnelle, rigueur dans le suivi
· Sens de la priorisation, anticipation et adaptabilité
· Discrétion, professionnalisme et sens de la représentation
· Posture attendue : logique de simplification et de gain de temps pour sa direction
Rémunération : à partir de 2 210,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT
Lieu du poste : En présentiel
