À propos du poste
Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(e), commercial(e) et comptable polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe. En tant que professionnel(le) clé, vous serez le ou la référent(e) pour la gestion administrative quotidienne, mais aussi pour le suivi des ventes, la relation clients, les approvisionnements et la comptabilité courante. Vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement de notre organisation en assurant une gestion efficace des dossiers, des communications, des flux financiers et des stocks. Si vous êtes rigoureux(se), organisé(e), à l'aise avec les chiffres et maîtrisez les outils bureautiques, cette opportunité est faite pour vous.
Responsabilités
1. Gestion administrative et accueil
- Gérer l'ensemble des tâches administratives courantes : classement, archivage, gestion de dossiers et de documents physiques et numériques.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique avec une excellente étiquette téléphonique et un sens aigu du service client.
- Organiser les réunions, planifier les agendas et coordonner les déplacements ou événements internes.
- Rédiger, préparer et présenter des documents professionnels à l'aide de Microsoft PowerPoint, Google Workspace et autres outils bureautiques.
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs en proposant des solutions innovantes.
2. Gestion commerciale et relation clients
- Répondre aux demandes des clients par téléphone, email ou en face à face (informations, réclamations, suivi personnalisé).
- Établir des devis et des offres commerciales.
- Prendre et enregistrer les commandes clients.
- Préparer les bons de livraison (BL) et les factures.
- Vérifier la conformité des commandes avec les stocks disponibles.
- Assurer le suivi des paiements clients (relances, échéances, impayés).
3. Gestion des achats et approvisionnement
- Passer les commandes fournisseurs et suivre les délais de livraison.
- Gérer le réapprovisionnement des matières premières pour la production (alertes de stock, commandes anticipées).
- Maintenir à jour la base fournisseurs (tarifs, délais, conditions).
- Assurer la réception et le contrôle des marchandises.
4. Gestion comptable et financière (nouveau)
- Saisir les achats et les ventes dans le logiciel comptable.
- Effectuer les rapprochements bancaires et le pointage des comptes.
- Suivre les comptes clients et fournisseurs (échéances, relances).
- Préparer les éléments pour l'expert-comptable (journaux, balances, déclarations de TVA).
- Gérer les notes de frais et les petits en-caissements.
- Assurer le suivi de la trésorerie (prévisionnel, alertes de solde).
- Établir les virements et les paiements fournisseurs.
5. Outils et reporting
- Utiliser efficacement Microsoft Office (Word, Excel) pour la création de rapports, tableaux de bord (chiffre d'affaires, encours clients, stock, trésorerie) et autres documents administratifs.
- Maintenir une bonne organisation des fichiers physiques et numériques.
- Fournir un support administratif en anglais si nécessaire, avec une communication claire et professionnelle.
Profil recherché
Expérience et formation :
- Vous êtes titulaire d'une expérience préalable dans un poste administratif, en secrétariat ou en soutien administratif.
- Une formation en comptabilité, gestion, commerce ou équivalent (Bac+2 minimum) est fortement appréciée.
- Une expérience en milieu industriel ou artisanal est un plus.
Compétences techniques :
- Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques : Microsoft Office (Word, Excel – tableaux croisés dynamiques, recherche V), PowerPoint, Google Workspace.
- Vous avez des notions de comptabilité générale (plan comptable, TVA, bilan, compte de résultat) et idéalement une connaissance d'un logiciel de gestion commerciale et/ou comptable (type Sage, EBP, Cegid, QuickBooks ou autre).
- Vous possédez de solides compétences en informatique (computer skills).
- La connaissance de l'administration locale ou de notre secteur d'activité est un plus.
Qualités personnelles :
- Vous possédez d'excellentes compétences organisationnelles et savez gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur.
- Vous faites preuve d'un excellent sens du service client, d'une bonne étiquette téléphonique et d'une capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique.
- Vous êtes autonome, réactif(ve) et capable de gérer les urgences.
- Vous faites preuve de discrétion et de rigueur dans le traitement des données financières.
Langues :
- La maîtrise de l'anglais à l'oral comme à l'écrit est souhaitée pour assurer une communication fluide avec nos partenaires internationaux ou anglophones.
Rémunération : à partir de 1 449,93€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
