Les Jardins de Gally Les Evènements, leader de la décoration végétale éphémère, apporte aux entreprises son expertise végétale et son savoir-faire de paysagiste. Dans le cadre d’un futur départ en retraite, nous recherchons un Assistant administratif et commercial (H/F)
Sous la responsabilité du Directeur d’agence et en support aux équipes commerciales et d’exploitation, vos principales missions sont de :
Assistanat commercial
- Gérer les appels téléphoniques et mails : prise de brief client et qualification de la demande
- Créer et mettre à jour les fiches clients sur notre ERP (Microsoft Dynamics 365)
- Saisir et suivre les commandes depuis le devis jusqu’à la facturation
- Suivre et gérer des plateformes d’E-commerce
- Suivre les tableaux de bords commerciaux (rapports d’activité des commerciaux, CA)
Assurer l’interface avec les équipes : mise à jour des informations clients, contacts…
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Assistanat technique et administratif
- Mettre à jour le tableau des activités (salons & évènements) et gérer les demandes de badges et accès aux chantiers
- Suivre les dossiers déclaratifs douaniers, travail à l’étranger
- Créer les dossiers administratifs d’appel d’offre (PPT,BPU,CCAP) et les déposer dans le respect des délais
- Suivre et gérer les plans de prévention
- Comptabilité fournisseur : suivre les achats et ventiler les frais
- Comptabilité client : suivre les règlements jusqu’aux relances et contentieux
Assurer certaines astreintes administratives en fonction des salons et évènements
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Gestion des ressources humaines
- Suivre les feuilles d’heures dans le logiciel de paie et mettre à jour les plannings d’absence des équipes en lien avec le service RH
- Gérer et suivi les déclarations d’accidents du travail et tenir le registre à jour.
Gérer les déplacements des équipes
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- Expérience confirmée (5-7 ans) en assistanat commercial et vous aimez être au cœur d’une activité de service à forte contraintes logistiques et organisationnelles
- Maitrise des processus d'administration des ventes : process de vente en BTB, réponses aux appels d’offre, gestion comptable, utilisation d’un ERP.
- Positif, enjoué, rigoureux, agile, bonne capacité à gérer son stress
- Votre connaissance des contraintes liés au Métier de l’évènementiel sera un atout majeur dans la réussite de vos missions.
Niveau Anglais recquis : B1 (notions de bases solides)
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Poste à pourvoir en CDI Temps plein à partir du 21 septembre à Bailly (78)
Statut Empoyé, 39h hebdomadaire.
Véhicule fortement recommandé pour accéder au site.
- Un entretien en visio avec la Chargée de recrutement
- Un entretien physique avec le Directeur d'Agence
