Le Département des Yvelines recrute un apprenti assistant de direction F/H.
Poste basé à Guyancourt.
Au sein du Département, la Direction de l’Education et de la Jeunesse est en charge des collèges, concernant notamment le bâti scolaire, le numérique, les actions pédagogiques, la restauration scolaire, le financement des établissements publics et privés… Les Yvelines, ce sont 115 collèges publics qui accueillent chaque jour 65 000 collégiens dont 50 000 demi-pensionnaires.
Nos défis au quotidien ?
Au niveau des bâtiments, nous avons à cœur d’innover en intégrant une dimension pédagogique dans nos projets, en lien avec des experts de l’Education Nationale.
Au niveau du numérique, nous pilotons un programme ambitieux de cartable numérique et veillons, avec le concours de Seine et Yvelines Numérique à l’équipement optimal des établissements.
Au niveau des cantines, nous avons créé une structure baptisée C’MIDY, en charge de la restauration et du nettoyage pour les collèges du Département.
Pour mener à bien nos missions, l’équipe de la Direction de l’Education et de la Jeunesse compte 150 collaborateurs (dont les agents d’accueil et de sécurité dans les collèges) aux profils très variés : un démographe, des financiers, des spécialistes restauration, des chargés de projets, etc.
Au sein du service territoire et relations aux collèges, rattaché à la direction, l’assistant de direction en apprentissage F/H intégrera une équipe composée de 2 assistants de direction et 1 chargé de mission de secteur éducatif en lien direct avec les collèges du territoire.
Votre rôle sera de participer aux missions de l’Assistant de Direction :
Organisation de la vie professionnelle du directeur :
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, assurer l’organisation logistique des réunions et missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents…)
- Préparer les « journées » du directeur
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
Accueil physique et téléphonique du public :
- Réception et orientation des demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Diffuser des informations, hiérarchiser les informations et demandes selon leur caractère d’urgence
- Orienter le public vers les interlocuteurs compétents
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques :
- Mise en forme courrier
- Réception, filtrage et orientation des courriers électroniques
- Gestion et actualisation bases d’information
- Prise de notes pour établir compte rendu de réunion…
Gestion de l’information, classement et archivage
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher et diffuser des informations, préparer les dossiers pour les instances…
Diplôme préparé : BTS – support à l’action managériale ou un équivalent BAC+2
- Organisation, rigueur et méthodique
- Motivation et envie d’apprendre
- Technique de secrétariat (dactylographie, prise de notes…)
- Secret professionnel et discrétion lié à la RGPD
- Être à l’aise avec les outils bureautiques
- Respect des délais
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie progressive
- Capacité d’adaptation au contexte et aux contraintes du service public
- Respect des obligations de confidentialité et de discrétion
- Adaptabilité, diplomatie
- Sens de la communication écrite et orale
- Capacité relationnelle
- Savoir moduler son organisation de travail en fonction de l’activité de la Direction
Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.
Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.
Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !
