Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'études
Il sert 2,7 millions de repas par an par l'intermédiaire d'un réseau de plus de 46 points de restauration. Le Crous propose 10 884 logements au sein de 40 résidences universitaires pour les 152 900 étudiants de l'académie dont 41 164 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers.
Effectifs : 626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.
Domaine d'activité : Opérateur « Vie étudiante »
Missions : Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.
Environnement et contexte :
Sous la responsabilité d'un directeur d'unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein d'une résidence universitaire. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion.
MISSION SPECIFIQUE LIEE A LA REUSSITE PEDAGOGIQUe
La résidence propose un dispositif spécifique d'accompagnement pédagogique pour la réussite des étudiants. Dans ce cadre, des espaces de coworking et tiers lieux sont mis à disposition.
- Gestion des plannings des espaces partagés.
- Présence en horaires décalés (soir ou matin) en fonction des activités
- Accueil des partenaires ayant un lien avec l'activité pédagogique (enseignants, tuteurs, organismes divers).
MISSIONS PRINCIPALES
Secrétariat et gestion administrative :
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Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers : étudiants et partenaires extérieurs.
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Assure la gestion locative des logements : suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service du logement.
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Gère les réservations des logements étudiants, assure la remise et la restitution des clés.
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Veille au respect du règlement intérieur.
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Traite les états des lieux d'entrée et de sortie.
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Gestion hébergements temporaires, court séjour et hébergements de groupes.
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Reçoit les dossiers sur Ebay et en contrôle les pièces avant admission.
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Assure les contrôles demandés à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (vérification de l'identité et de la qualité d'étudiant, respect de la durée du séjour, tarif appliqué, dossier complet...)
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Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestation de résidence, quittances...).
- Prépare les documents demandés par les organismes partenaires (Visale, CAF...).
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Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF.
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Prépare et envoie les factures aux universités et aux différents organismes, suit leur recouvrement.
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Encaisse les redevances et autres prestations.
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Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion.
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Prépare les documents de fin de mois de l'activité hébergement, l'ensemble des documents exigés par le contrôleur de gestion et comptable.
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Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux.
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Etablit des devis en fonction des demandes, fait le suivi de la commande client jusqu'à validation.
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Liquidation et mandatement des factures d'un résident, dont elle a eu connaissance, (violence, sous location, refus de paiement...)
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Bon de commande et service fait sur Orion et Epona
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Elabore des documents administratifs (courriers, affiches, tableaux...).
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Assure le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion.
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Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations.
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Participe à la sécurité des personnes et des biens.
Coordination de la vie en résidence :
- Veille au bien-être et facilite la vie des résidents.
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Gère les situations d'urgence.
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Alerte dans le cadre de ses fonctions, le Directeur d'unité de gestion ou la Directrice de site, en cas de comportement anormal
Intégré à une équipe administrative, l'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement et au sein du site.
Dans les cas particuliers de sous-service, ou dans les cas exceptionnels de rupture de service (notamment urgence et remplacement), l'agent peut être amené temporairement, sur décision de l'autorité de gestion de proximité, à exercer des activités relevant du même emploi-type de qualification comparable et sous réserve des aptitudes, des compétences et de formation requise par celui-ci.
Caractéristiques spécifiques au poste :
Horaires adaptés au rythme étudiant : horaires décalés notamment en soirée, parfois en week-end lors d'évènements ou des journées portes ouvertes.
Connaissances :
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Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locaux
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Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous
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Connaissance souhaitée d'une deuxième langue (anglais souhaitable).
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Connaissance des techniques d'accueil.
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Connaissance des problèmes du milieu étudiant.
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Connaissances des techniques de communication
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Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité
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Maîtrise des outils informatiques et de
Compétences opérationnelles :
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Gestion de l'accueil des publics, des groupes etc...
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Connaissances en bureautique (Word, Excel, Outlook...)
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Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiser
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Savoir gérer les aléas
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Capacité à rendre compte
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Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
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Maîtrise de l'expression écrite et orale
Compétences comportementales
- Sens des responsabilités, du service public
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Réactivité, disponibilité, capacité d'organisation, initiative et autonomie
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Adaptabilité, rigueur et réactivité
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Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe
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Qualités relationnelles
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Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
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Maitrise de soi
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Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
- Sens du relationnel, sens du dialogue et de la négociation (confidentialité, respect de l'usager, maitrise de soi)
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Qualités d'analyse et de prise d'initiative
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Sens du travail en équipe
